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公文寫作基礎(chǔ)知識：公文文面格式

時間：2024-10-30 08:25:25 85

　　公文格式，一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式3部分組成。下面是小編為你帶來的公文的文面格式，歡迎閱讀。

公文寫作基礎(chǔ)知識：公文文面格式

　　公文文面格式

　　(一)發(fā)文機關(guān)(亦稱“版頭”、“文頭”)

　　版頭是發(fā)文機關(guān)的標(biāo)志，它具有法定性、權(quán)威性和效用性，通常套紅，以示莊重。常用的公文版頭形式有三種：

　　1、由發(fā)文機關(guān)名稱加“文件”二字組成。

　　例如：國務(wù)院文件

　　2、只用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化的簡稱作版頭。

　　例如：江蘇省人民政府

　　3、幾個同級機關(guān)(如江蘇省人事廳、江蘇省科學(xué)技術(shù)委員會、江蘇省財政廳)聯(lián)合發(fā)文，可用主辦機關(guān)(江蘇省人事廳)的名稱加“文件”二字作版頭?(例1)，但發(fā)文機關(guān)署名應(yīng)標(biāo)聯(lián)合行文單位的名稱;也可用幾個同級機關(guān)的名稱加“文件”二字作版頭(例2)，但應(yīng)將主辦的機關(guān)排列在前。前者多用于上行文，后者多用于下行文。

　　例1：江蘇省人事廳文件

　　例2：江蘇省人事廳

　　江蘇省科委文件

　　江蘇省財政廳

　　4、有時根據(jù)工作需要，同一機關(guān)還可以制發(fā)專用公文版頭。

　　例如：xxx人民政府令、xxx人民政府任免通知

　　發(fā)文機關(guān)名稱必須使用全稱或規(guī)范化的簡稱，一般用22毫米x15毫米(高x寬)黑變體字。聯(lián)合行文，應(yīng)視機關(guān)多少，選擇大小適當(dāng)?shù)乃误w字。在民族自治地方，發(fā)文機關(guān)名稱可以并用自治民族的文字和漢字印刷。版頭和版頭下的一條細(xì)實橫隔線(寬140毫米，高1毫米)，居中套紅印在公文首頁圖文區(qū)第13行―22行和37行―46行區(qū)域內(nèi)。

　　為了保證公文的權(quán)威性、嚴(yán)肅性，除“公告”、“通告”不用公文版式頭外，其它各類公文均需使用公文版頭。發(fā)文機關(guān)的公文版頭一經(jīng)確定，不可經(jīng)常變動。

　　(二)密急

　　密級是指公文內(nèi)容涉密的程度。公文內(nèi)容涉密應(yīng)分別標(biāo)明“秘密”、“機密”、“絕密”，“絕密”、“機密”公文應(yīng)當(dāng)同時標(biāo)明份數(shù)序號。密急在公文首頁發(fā)文機關(guān)版頭的左上角區(qū)域內(nèi)標(biāo)注。密急的標(biāo)識為一個五角星，即“”，五角星之前標(biāo)密急，五角星之后標(biāo)期限，如：機密20年。

　　密急件的份數(shù)序號是同一文件在其總印數(shù)中逐份所給的順序編號。一份文件一個號，依次流水編列，以便查對和清退。份號使用6位阿拉伯?dāng)?shù)字在密級標(biāo)識區(qū)域的上一行標(biāo)注。如：某份文件份號為“000068”就說明這份文件是總印數(shù)中的第68份。

　　(三)緊急程度

　　公文處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。緊急程度是對公文傳遞和辦理速度的要求。標(biāo)明緊急程度，是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急事項的及時處理。文秘部門處理公文要力求“當(dāng)日簽收、當(dāng)日登記、當(dāng)日呈批、當(dāng)日轉(zhuǎn)辦”。特別是急件，要貫徹“急事急辦、特事特辦”的原則，抓緊辦理，行文時應(yīng)根據(jù)緊急程度，分別標(biāo)明“特急”、“急件”;緊急電報應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”。在特殊情況下，也可以標(biāo)明“在x日x時送達”。緊急程度在公文右上角標(biāo)注。公文標(biāo)題內(nèi)有“緊急”二字的，如“關(guān)于xx緊急通知”等，也應(yīng)視同急件處理。

　　(四)發(fā)文字號(亦稱“文號”)

　　發(fā)文字號是由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年度和順序號三個部分組成。年度使用公元紀(jì)年，用阿拉伯?dāng)?shù)字，兩側(cè)用方括號“[]”。例如：皖政[1997]18號，“皖政”是江蘇省人民政府的代字，“[1997]”是發(fā)文的年度，“18號”是1997年發(fā)文的順序號。幾個機關(guān)聯(lián)合行文，只標(biāo)注主辦機關(guān)發(fā)文字號。有發(fā)文機關(guān)加“文件”二字組成文頭的文件，發(fā)文字號一般標(biāo)注在文頭之下、橫線上方居中;只用發(fā)文機關(guān)作文頭時的文件，發(fā)文字號則標(biāo)注在橫線之右下角、文件標(biāo)題之上。

　　上報的公文，應(yīng)注明簽發(fā)人。聯(lián)合行文要同時注明聯(lián)合發(fā)文機關(guān)的簽發(fā)人。簽發(fā)人姓名標(biāo)在文頭之下、橫線以上右側(cè)位置，或標(biāo)在橫線之右下角、文件標(biāo)題之上。同時，發(fā)文字號則移至左側(cè)。

　　機關(guān)代字應(yīng)相對穩(wěn)定，不可經(jīng)常變動。為保證發(fā)文字號規(guī)范，防止重號、漏雨和錯號，發(fā)文字號應(yīng)由發(fā)文機關(guān)的文秘部門統(tǒng)一管理與編寫。

　　(五)公文標(biāo)題

　　公文標(biāo)題是對公文主要內(nèi)容的揭示。要求做到準(zhǔn)確、簡要。規(guī)范化的公文標(biāo)題一般應(yīng)由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題(事由)和公文種類三個部分組成。除三個部分外，在發(fā)文機關(guān)名稱與公文主題之間加個介詞(如：“關(guān)于”、“對”、“在”、“為”、“給”等)，在公文主題與公文種類之間加一個結(jié)構(gòu)助詞“的”字。例如：“國務(wù)院辦公廳關(guān)于發(fā)布《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的通知”，其中：“國務(wù)院辦公廳”是發(fā)文機關(guān)名稱，“關(guān)于”是介詞，“發(fā)布《國家行政機關(guān)公文處理辦法》”是公文主題，“的”是結(jié)構(gòu)助詞，“通知”是公文的種類。標(biāo)題除發(fā)布法規(guī)性的文件可加書名外，一般不用標(biāo)點符號。

　　公文標(biāo)題居中在公文首頁紅色橫隔線之下、正文之上各空一行排列。

　　當(dāng)遇到下列情況時，公文標(biāo)題可以省略發(fā)文機關(guān)名稱或公文主題組成部分。

　　1、使用正式的套紅文件版頭，公文標(biāo)題可以省略發(fā)文機關(guān)名稱。例如：“關(guān)于印發(fā)《江蘇省行政機關(guān)公文處理實施細(xì)則》的通知”。這份文件是使用“江蘇省人民政府辦公廳”機關(guān)固定的文件版頭印發(fā)的，因此，公文標(biāo)題就省略了發(fā)文機關(guān)名稱。

　　2、印發(fā)公布性文件時，有的公文標(biāo)題可以省略公文主題部分。例如：“銅陵市人民政府令”。

　　經(jīng)會議討論通過或批準(zhǔn)的公文，可在標(biāo)題下加題注，在圓括號內(nèi)注明某年某月某日經(jīng)某會議討論通過。

　　公文標(biāo)題字?jǐn)?shù)不宜太多，可視情況分一行或多行排列。公文標(biāo)題多行排列時，盡量不要把人名、地名以及兩個字以上的詞或數(shù)字分開，以防產(chǎn)生歧義。

　　(六)主送機關(guān)(亦稱“抬頭”)

　　主送機關(guān)是指發(fā)文機關(guān)要求對公文進行辦理或給予答復(fù)的機關(guān)。主送機關(guān)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化的簡稱;主送機關(guān)不是一個時，應(yīng)按其性質(zhì)、級別以及有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列;同類型機關(guān)可使用統(tǒng)稱，如“省政府各部門”。主送機關(guān)應(yīng)明確、具體，標(biāo)列在公文標(biāo)題的下方、正文之上，從左至右頂格書寫，回行繼續(xù)頂格，未尾加冒號。

　　主送機關(guān)的確定，應(yīng)注意以下幾個方面：

　　1、上行文是向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)事項以及匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問時使用。

　　2、平行文是同級機關(guān)互相商請解決有關(guān)問題或布置某項工作時使用的一種公文，主送機關(guān)可以是一個，也可以是多個。

　　3、下行文是上級機關(guān)要求下級機關(guān)周知、辦理或執(zhí)行事項時使用的一種公文。這種公文如發(fā)行范圍大，主送機關(guān)可用統(tǒng)稱。

　　4、張貼性在需廣大群眾周知的公文，如：“公告”、“通告”等一般不標(biāo)主送機關(guān);經(jīng)會議討論通過的公文，如：“決定”、“會議紀(jì)要”、“令”，主送機關(guān)名稱則移至文尾抄送欄上方標(biāo)明。

　　5、對參閱性文件，不需要明確的主送機關(guān)，可將“主送”“抄送”合并為“分送”，印在原“抄送”位置?！胺炙汀睓谝话惴譃槿齻€層次：一是上級領(lǐng)導(dǎo);二是文件內(nèi)容涉及的有關(guān)單位;三是應(yīng)抄送周知的單位。

　　(七)正文

　　正文是公文的主體部分，用來表達公文的內(nèi)容、傳達發(fā)文機關(guān)的意圖。撰寫公文總的要求，內(nèi)容符合黨的方針、政策和國家的法律、法規(guī)，情況準(zhǔn)確，措施、要求扎實具體，觀點明確，條理清楚，文字通順、精煉，書寫工整，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。

　　當(dāng)正文占滿了公文用紙的全頁，發(fā)文機關(guān)署名和成文時間不得不轉(zhuǎn)時，必須在的首行標(biāo)注“此頁無正文”并加圓括號，然后在下方的適當(dāng)位置標(biāo)注發(fā)文機關(guān)署名牌成文時間。

　　(八)附件

　　附件是指附在正文后面的文件、材料、圖像和聲像資料等，是某些公文的重要組成部分。附件有的起補充、闡明作用，有的起說明、注釋作用，有的起證實、執(zhí)行作用。附件應(yīng)在正文之后成文時間之前注明順序和名稱。除使用特殊材料制作的附件外，一般附件應(yīng)放在正文未頁后面一起裝訂。被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文應(yīng)視為正文，不能作為附件處理。

　　(九)發(fā)文機關(guān)署名

　　公文除電報、會議紀(jì)要外，大部分文件的發(fā)文機關(guān)署名都應(yīng)加蓋印章。

　　印章是代表機關(guān)組織或領(lǐng)導(dǎo)人的象征，是行使法定職權(quán)的一種印信憑證。法定機關(guān)印章具有法定性、權(quán)威性和效用性。公文蓋上印章，是表示發(fā)文機關(guān)對文件正式生效和確認(rèn)無誤的一種憑證。

　　印章與公文版頭一樣，都必須使用全稱或規(guī)范化的簡稱。用印位置在成文日期的中間偏上，要求上不壓正文，下騎年蓋月。印章必須蓋得端正、清晰。

　　(十)成文時間

　　成文時間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn);聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn);會議討論通過的公文，一般以討論通過的日期為準(zhǔn);電報，以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

　　成文時間一般在正文之后的右下方專行標(biāo)注。會議討論通過的公文，如決議、決定、條例等，一般應(yīng)用小于標(biāo)題的字體將會議討論通過的時間和會議名稱在公文標(biāo)題之下居中標(biāo)注，并加圓括號。

　　成文時間一般應(yīng)是公文正式生效、執(zhí)行的日期，但是發(fā)布法規(guī)、規(guī)章的公文，除了標(biāo)注發(fā)布時間外，還專門公布具體實施的年、月、日。成文時間使用漢字寫明年、月、日，年度使用公元紀(jì)年全稱，不得簡寫或省略。如：1997年1月8日，既不能寫成“97年1月8日”，也不得寫成“九八、元、八”。成文時間必須按規(guī)定標(biāo)注，切忌標(biāo)注擬稿、審稿或打印時間。

　　(十一)附注

　　附注用于說明公文中在其它區(qū)域不便說明的事項。如需要加以解釋的名詞術(shù)詞、或用于表述公文的傳達范圍等。附注的內(nèi)容，一般在成文日期的左下方、主題詞的上方，另行標(biāo)注，并加圓括號。如：“(此件發(fā)止各鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府)”;“(此件至xx月xx日對外公開)”等。

　　(十二)主題詞

　　主題詞是為實現(xiàn)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計算機管理公文和提高查找率、查全率，根據(jù)公文基本內(nèi)容按照一定的規(guī)范優(yōu)選的詞或詞組。

　　公文應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和文種標(biāo)明主詞題。

　　(十三)抄送機關(guān)

　　抄送機關(guān)即需要了解公文內(nèi)容以便協(xié)助辦理或周知的機關(guān)，應(yīng)標(biāo)注在公文主題詞下端、印發(fā)機關(guān)之上，上下用兩條等寬的平行細(xì)實線(寬140毫米，高1毫米)作為界線。抄送機關(guān)在“抄送：”后面依機關(guān)性質(zhì)、職權(quán)、隸屬關(guān)系用其它邏輯關(guān)系依次標(biāo)注抄送機關(guān)的全稱或規(guī)范化的簡稱，移行時與上一行平行書與。抄送機關(guān)一般按上級、平級、下級機關(guān)的次序排列，同級機關(guān)按黨、政、軍、群次序排列。不同級別或同一級別不同性質(zhì)的單位之間用逗號，同一級別、同一性質(zhì)的單位之間用頓號。

　　(十四)簽發(fā)人

　　許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發(fā)人名，以示對所發(fā)文件負(fù)責(zé)。簽發(fā)人應(yīng)排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式為“簽發(fā)人：xxx”。

　　(十五)機密等級

　　機密公文應(yīng)根據(jù)機密程度劃分機密等級，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發(fā)文機關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機密程度來劃定，并據(jù)此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常定格標(biāo)在版心左上角第一行。機密公文還要按份數(shù)編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。

　　(十六)緊急程度

　　這是指公文送達和辦理的時限要求，分為“特急”、“加急”。標(biāo)明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標(biāo)明，通常也是放在標(biāo)題左上方的明顯處。

　　(十七)閱讀范圍

　　根據(jù)工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫在發(fā)文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“（此件發(fā)至縣團級）”。行政性、事務(wù)性的非機密性公文，下級機關(guān)對上級機關(guān)的行文，都不需特別規(guī)定閱讀范圍。

　　(十八)附件

　　這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據(jù)需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、發(fā)文機關(guān)之前，注明附件的名稱和件數(shù)，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件x件”。

　　置于主件之后，另起一頁開始排印，與主件裝訂在一起。公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左側(cè)空2個字，用3號仿宋體字排印“附件”2字后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有2個以上附件，用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)注序號。附件名稱長需要回行時，應(yīng)當(dāng)與附件名稱的文字對齊序號后面用小圓點。例如“附件：1．XXXXXXXXXX” 附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。黨委僅用"附",十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴(yán)禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復(fù)寫。公文紙一般用16開，在左側(cè)裝訂。

　　(十九)印章

　　上行文要加蓋印章，用印端正、著色均勻、騎年蓋月，上不壓正文或附件名稱、下不壓版記；黨政機關(guān)聯(lián)合行文的，左右用印，兩個印章中間約空開3mm。

　　(二十)印制版記

　　由發(fā)文機關(guān)名稱、印發(fā)日期及兩條橫線組成。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字，用3號仿宋體字排印。印發(fā)時間用阿拉伯?dāng)?shù)字、年份不能簡寫。上行文的，印發(fā)日期后接著排印“印”字；下行文平行文的，排印“印發(fā)”2字。

　　特定格式

　　信函式格式

　　發(fā)文機關(guān)名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定；發(fā)文機關(guān)全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細(xì)），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細(xì)下粗），兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。發(fā)文機關(guān)名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標(biāo)識方法從本標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)要素說明。

　　命令格式

　　命令標(biāo)識由發(fā)文機關(guān)名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。命令標(biāo)識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標(biāo)識標(biāo)識令號；令號下空2行標(biāo)識正文；正文下一行右空4字標(biāo)識簽發(fā)人簽名章，簽名章左空2字標(biāo)識簽發(fā)人職務(wù)；聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)標(biāo)識全稱。在簽發(fā)人簽名章下一行右空2字標(biāo)識成文時間。分送機關(guān)標(biāo)識方法同抄送機關(guān)。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說明。

　　會議紀(jì)要格式

　　會議紀(jì)要標(biāo)識由“xxxxx會議紀(jì)要”組成。其標(biāo)識位置同8.1.4，用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說明。

　　公文用紙

　　采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，其成品幅面尺寸為：公文用紙上白邊（天頭）寬為20mm±0.5mm，下白（地腳）寬7mm±0.5mm，左白邊（訂口）寬20mm±0.5mm，右白邊（翻口）寬15mm±0.5mm。首頁不要頁碼.為了防止出現(xiàn)“此頁無正文”字樣，在調(diào)整行距、字距時，每頁既可減少1行，每行可減少1

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