【摘 要】推行辦公自動化，是提高行政工作效率和管理水平的重要手段。辦公自動化對開展辦公室秘書工作無疑具有積極作用，但任何東西都是一把雙刃劍，在享受辦公自動化為秘書工作帶來高效與便捷的同時，它的消極影響同樣值得我們反思，并找出相應(yīng)的解決策略。
【關(guān)鍵詞】辦公自動化；積極作用；消極影響；解決策略
中圖分類號：TP31 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-0278（2013）07-066-01
一、辦公自動化概述
（一）辦公自動化
辦公自動化（Office Automation，簡稱 OA）是一項綜合性技術(shù)，利用計算機、通信和自動控制等技術(shù)與設(shè)備，實現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)的自動化?，F(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)是由計算機、通信網(wǎng)絡(luò)和自動化辦公設(shè)備以及相應(yīng)的軟件所組成的人機信息處理系統(tǒng)。
（二）辦公自動化系統(tǒng)的主要功能
1.文字處理。2.數(shù)據(jù)處理。3.資料處理。4.行政事務(wù)處理。5.網(wǎng)絡(luò)通信。6.其他，如信息管理、輔助決策、專家系統(tǒng)等功能。
二、辦公自動化對現(xiàn)代文秘工作產(chǎn)生的積極作用
（一）有利于提高現(xiàn)代文秘辦理公文的效率
傳遞、辦理公文是文秘的常規(guī)工作。應(yīng)用辦公自動化后，辦公室秘書人員可以在第一時間將收到的文件掃描，通過辦公自動化系統(tǒng)分別或同時發(fā)送給不同的領(lǐng)導(dǎo)批閱。領(lǐng)導(dǎo)可以隨時隨地對文件進行瀏覽、批示，即使領(lǐng)導(dǎo)在外出差、開會，也能充分利用網(wǎng)絡(luò)處理各種大小事務(wù)，不會影響工作進展，極大地提高了工作效率。
（二）方便文件歸檔、查閱，信息資源共享更為便捷
秘書在工作中經(jīng)常需要查閱大量文件資料，有時甚至需要看多年前的文件。傳統(tǒng)的方式基本是將資料以紙質(zhì)檔案的形式存儲，秘書人員每次查閱都要花費大量時間去查找翻閱所需文件。應(yīng)用辦公自動化后，除了紙質(zhì)存檔之外，秘書人員也可以直接在計算機上對文件進行電子歸檔，方便自己以及其他秘書人員日后查閱，提高秘書人員的工作質(zhì)量和效率，同時也使得信息資源共享更為便捷。
（三）有利于辦公室秘書人員之間的協(xié)同合作
辦公室工作涉及到多個環(huán)節(jié)，通常需要多個辦公室秘書之間相互協(xié)作才能完成。比如緊急通知或文件，需要多個秘書人員共同處理，傳統(tǒng)的辦公模式效率太低，浪費的時間也比較多。應(yīng)用辦公自動化后，可以直接在辦公自動化系統(tǒng)上進行文件的群發(fā)和共享，以最快的時間內(nèi)傳遞到相關(guān)部門和人員，為秘書工作的及時性提供有力保證。
三、辦公自動化對現(xiàn)代文秘工作產(chǎn)生的消極影響
（一）工作的保密性難度加大
辦公自動化系統(tǒng)的特點就是數(shù)據(jù)共享。而共享度越高，保密工作就越做。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，各種先進技術(shù)加入到現(xiàn)代竊密活動中，辦公自動化系統(tǒng)保密技術(shù)防范工作稍微不到位，就可能造成辦公自動化系統(tǒng)被黑客攻擊、入侵，信息被修改，甚至造成泄密。此外，文秘工作上的疏忽也可能造成泄密，如用存儲介質(zhì)，廢棄的打印紙等資料都可能留有秘密信息資料，計算機報修、報廢時硬盤中含有數(shù)據(jù)和信息，這些如沒有妥善處理，就會造成泄密。
（二）過分依賴辦公自動化容易使文秘工作陷入被動狀態(tài)
辦公自動化的應(yīng)用使文秘工作越來越離不開計算機和網(wǎng)絡(luò)平臺，如果平時沒有養(yǎng)成備份文件資料的良好習(xí)慣，計算機一旦發(fā)生故障或遭受病毒攻擊，或者是遇到停電、計算機或網(wǎng)絡(luò)發(fā)生故障等，將會嚴(yán)重影響正常工作的開展。此外，許多資料可以從網(wǎng)絡(luò)輕松下載、拷貝，會誘導(dǎo)文秘人員養(yǎng)成惰性，這不但降低秘書工作的積極性和主動性，也會使自身的創(chuàng)造性思維得不到良好的發(fā)展，也不利于自身發(fā)展。
（三）辦公自動化對文秘人員的身體健康帶來危害
辦公自動化是借助計算機、復(fù)印機、打印機等自動化辦公設(shè)備來實現(xiàn)的。這些先進的辦公設(shè)備雖然操作便捷，效率高，但是給文秘帶來的負(fù)面影響也是不容忽視的，這些設(shè)備往往輻射性強，長時間接觸會導(dǎo)致各種疾病，造成身體上的危害。同時，辦公室文秘因工作的特殊性會長時間保持坐姿，也難免會產(chǎn)生頸椎病等職業(yè)病，對身體健康帶來危害。
四、解決策略
（一）做好保密工作，維護辦公自動化系統(tǒng)的安全
維護辦公自動化系統(tǒng)安全是文秘的責(zé)任，文秘資料員要加強辦公自動化系統(tǒng)安全技術(shù)方面的工作，在計算機上安裝殺毒軟件并及時更新病毒庫，建立安全預(yù)警機制，減少網(wǎng)絡(luò)入侵的威脅；在數(shù)據(jù)庫、物理設(shè)備、服務(wù)器的數(shù)據(jù)上采取必要的保護措施。此外，文秘資料員要及時了解辦公自動化設(shè)備方面竊密與反竊密的情況，增強保密意識，積極參加有關(guān)保密技能的教育培訓(xùn)活動，熟練掌握、運用各種辦公自動化設(shè)備，提高做好辦公自動化中保密工作的自覺性和技術(shù)水平，防止泄密事件的發(fā)生。
（二）合理應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)，避免過分依賴
文秘人員要轉(zhuǎn)變觀念，積極學(xué)習(xí)先進的辦公自動化技術(shù)，不斷提高辦公自動化操作水平，以適應(yīng)新時期辦公自動化的要求。同時，文秘人員要合理應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)，避免過分依賴。文秘資料員要養(yǎng)成務(wù)實的工作作風(fēng)，掌握第一手材料，把傳統(tǒng)工作環(huán)節(jié)和先進的自動化手段相結(jié)合，真正提高工作效率。
（三）加強體育鍛煉，養(yǎng)成良好的生活習(xí)慣
體育鍛煉對身體健康的重要性我們不言而喻，加強體育鍛煉不僅有助于我們形成強健的體格，讓我們有更充沛的精力投入到辦公室的文秘工作中，還有助于我們緩解工作壓力，將樂觀積極的工作態(tài)度帶到辦公室中。文秘人員可以充分利用倒茶的幾分鐘舒展自己的身體，避免長時間端坐，也可以利用上下班的時間，盡量爬樓梯，不乘坐電梯，達(dá)到鍛煉的目的，總之，方法很多，關(guān)鍵是要有鍛煉的意識。
（四）強化學(xué)習(xí)意識，提升自身能力
辦公自動化是一個高效的人機交互系統(tǒng)，在這個系統(tǒng)中，具有現(xiàn)代思想和技能的人始終是活動的主體。作為秘書工作人員，不僅要積極參加辦公自動化方面的培訓(xùn)，掌握一定的計算機軟硬件知識。還要學(xué)習(xí)秘書工作的業(yè)務(wù)知識在實際工作中加以運用，更要加強辦公自動化理論學(xué)習(xí)，接觸盡可能多的新技術(shù)，完善自己的知識結(jié)構(gòu)。秘書工作錯綜復(fù)雜，千頭萬緒，秘書人員不僅要掌握電腦、傳真機、復(fù)印機等現(xiàn)代辦公手段，尤其要掌握計算機信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練使用辦公自動化軟件 （如 Word、Excel等），以適應(yīng)新環(huán)境對高校秘書的新要求，充分發(fā)揮文秘職能。
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