行政公文寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)
行政公文是公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱(chēng)，是人類(lèi)在治理社會(huì)、管理國(guó)家的公務(wù)實(shí)踐中使用的具有法定權(quán)威和規(guī)范格式的應(yīng)用文。下面是小編精心整理的行政公文寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。
行政公文寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)
行政公文是應(yīng)用文的重要組成部分。它應(yīng)用于國(guó)家行政機(jī)關(guān)實(shí)施行政管理，指導(dǎo)工作，規(guī)范行動(dòng)，維系國(guó)家機(jī)器的運(yùn)轉(zhuǎn)。不僅在國(guó)家各級(jí)行政機(jī)關(guān)通用，而且還通用于各類(lèi)企業(yè)，事業(yè)單位和群眾團(tuán)體，使用范圍非常廣泛。
第一章 公文概述
一、公文的概念
公文，即公務(wù)文書(shū)，是國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織在行使職權(quán)和實(shí)施管理的過(guò)程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料，是辦理公務(wù)的重要工具。公文的基本含義 ， 可以從四個(gè)方面來(lái)理解：
?。?） 公文形成的主體是國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織。
?。?） 公文形成的條件是行使職權(quán)和實(shí)施管理。
（3） 公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料 。 這是公文區(qū)別于其他文章和圖書(shū)資料的主要特點(diǎn)。
?。?） 公文是辦理公務(wù)的重要工具之一。
二、公文的發(fā)展、演變，反映了歷代政權(quán)的性質(zhì)，也反映了統(tǒng)治者的需要及其對(duì)公文在行使政治權(quán)力中的重要性的認(rèn)識(shí)程度。公文是統(tǒng)治階級(jí)實(shí)現(xiàn)其統(tǒng)治的一種重要工具，因此，文書(shū)工作具有鮮明的階級(jí)性，它從屬于一定的政治集團(tuán)并為其服務(wù)。
三、 “ 文書(shū) ” 、 “ 文件 ” 、 “ 公文 ” 這三個(gè)概念，在機(jī)關(guān)的日?；顒?dòng)中是基本一致的。
四、公文的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在五個(gè)方面
（1） 公文有法定的作者。
?。?） 公文有法定的權(quán)威。
?。?） 公文有特定的效用。
（4） 公文有規(guī)范的體式。
（5） 公文有規(guī)定的處理程序。
五、公文的作用主要表現(xiàn)在五個(gè)方面
?。?） 領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。
?。?） 行為規(guī)范作用。
?。?） 傳遞信息作用。
?。?） 公文聯(lián)系作用。
?。?） 憑證記載作用。
六、公文的分類(lèi)：
?。?） 從公文的來(lái)源來(lái)劃分：對(duì)外文件、收來(lái)文件、內(nèi)部文件，
?。?） 從公文的行文關(guān)系上來(lái)劃分：上行文、平行文、下行文。
?。?） 從公文的秘密程度和閱讀范圍來(lái)劃分：秘密文件、普通文件、公布文件。
?。?） 從公文的制發(fā)機(jī)關(guān)的性質(zhì)和公文作用來(lái)劃分：法規(guī)文件、行政文件、黨的文件。法規(guī)文件又可分為法律文件、法令文件、行政法規(guī)文件。
?。?） 從公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)來(lái)劃分：指揮性公文、規(guī)范性公文、報(bào)請(qǐng)性公文、知照性公文、記錄性公文。
常見(jiàn)的公文分類(lèi)還有：
（1） 從文件的緩急程度上劃分，分為特急件和急件。
?。?） 從文件的使用范圍來(lái)劃分，可分為通用文件、專(zhuān)用文件和技術(shù)文件。
?。?） 從文件的發(fā)送目的來(lái)劃分，可分為主送件、抄送件和批轉(zhuǎn)件、轉(zhuǎn)發(fā)件。
?。?） 從文件的處理要求來(lái)劃分，可分為急件和平件。急件又可可分為需辦文件 （ 辦件 ） 和參閱文件 （ 閱件 ） 等。
第二章 公文寫(xiě)作
一、公文寫(xiě)作，是指公文的起草與修改，是撰寫(xiě)者代機(jī)關(guān)立言，體現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫(xiě)作活動(dòng)。公文寫(xiě)作包括起草初稿、討論修改、形成送審稿的整個(gè)過(guò)程。在機(jī)關(guān)起草的實(shí)踐中，起草公文的任務(wù)可以由一人承擔(dān)，也可以由多人承擔(dān)，這主要取決于公文的重要程度和機(jī)關(guān)的文書(shū)人員隊(duì)伍條件。
二、公文質(zhì)量直接關(guān)系到機(jī)關(guān)的工作效率問(wèn)題，關(guān)系到黨和國(guó)家方針政策的貫徹問(wèn)題，關(guān)系到公文本身的效用問(wèn)題。公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容與文字表達(dá)兩個(gè)方面。在思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強(qiáng)、針對(duì)性強(qiáng)、科學(xué)性強(qiáng)。在文字表達(dá)方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、語(yǔ)言精當(dāng)、行文規(guī)范。
三、公文寫(xiě)作的主要特點(diǎn)表現(xiàn)在六個(gè)方面：
（1） 被動(dòng)寫(xiě)作，遵命性強(qiáng)。
?。?） 對(duì)象明確，針對(duì)性強(qiáng)。
（3） 集思廣益，群體性強(qiáng)。
?。?） 決策之作，政策性強(qiáng)。
?。?） 急迫之作，時(shí)限性強(qiáng)。
?。?） 講究格式，規(guī)范性強(qiáng)。
四、公文寫(xiě)作的基本要求是：
?。?） 要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性。
?。?） 要實(shí)事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律。
（3） 在文字表述上準(zhǔn)確、鮮明、生動(dòng)、符合語(yǔ)法邏輯。
?。?） 公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。
?。?） 要注意選用書(shū)寫(xiě)的載體材料與字跡材料。
五、公文寫(xiě)作的一般步驟和方法是：
（1） 明確發(fā)文主旨。
?。?） 收集有關(guān)材料。
（3） 擬出寫(xiě)作提綱。
（4） 認(rèn)真起草正文。
?。?） 反復(fù)檢查修改。
六、公文寫(xiě)作人員的素質(zhì)修養(yǎng)主要體現(xiàn)在五個(gè)方面：
?。?） 政治素質(zhì)好。
?。?） 有一定的政策理論水平。
?。?） 熟悉業(yè)務(wù)和機(jī)關(guān)工作情況。
?。?） 有較寬的知識(shí)面。
（5） 有較好的文字功底。
七、公文寫(xiě)作人員加強(qiáng)修養(yǎng)應(yīng)從三個(gè)方面著手：
?。?） 完善自我，勇于創(chuàng)新。
?。?） 博覽群書(shū)，增長(zhǎng)知識(shí)。
?。?） 深入實(shí)踐，勤學(xué)苦練。
第三章 公文的體式與稿本
一、公文的體式是指公文的文體、構(gòu)成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。建國(guó)以來(lái)，為了擺脫舊的公文體式的影響，黨和國(guó)家曾對(duì)公文體式作過(guò)多次規(guī)定和改革，從而使公文成為黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)與管理的有力工具。
二、公文質(zhì)量直接關(guān)系到機(jī)關(guān)的工作效率問(wèn)題，關(guān)系到黨和國(guó)家方針政策的貫徹問(wèn)題，關(guān)系到公文本身的效用問(wèn)題。公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容與文字表達(dá)兩個(gè)方面。在思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強(qiáng)、針對(duì)性強(qiáng)、科學(xué)性強(qiáng)。在文字表達(dá)方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、語(yǔ)言精當(dāng)、行文規(guī)范。
二、公文的文體是指在公文寫(xiě)作中運(yùn)用語(yǔ)言陳述事情、說(shuō)明問(wèn)題所采取的具體方法和特點(diǎn)，即公文的表達(dá)方式和語(yǔ)體特征。公文屬應(yīng)用文體，它除具有應(yīng)用文體的一般特點(diǎn)外，在表達(dá)方式和語(yǔ)言運(yùn)用上又有它自身的特點(diǎn)：在表達(dá)方式上，兼用敘述、說(shuō)明和議論三種表達(dá)方式是公文文體的主要特點(diǎn)；公文在語(yǔ)言運(yùn)用方面應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、莊重、得體。
三、一份完整的公文由一些規(guī)定的數(shù)據(jù)項(xiàng)目構(gòu)成，這些數(shù)據(jù)項(xiàng)目就是公文的構(gòu)成要素，或稱(chēng)公文的組成部分?！秶?guó)家機(jī)關(guān)公文格式》將公文結(jié)構(gòu)的諸要素分為指定項(xiàng)目和選定項(xiàng)目。
四、公文的書(shū)面格式是指公文構(gòu)成的數(shù)據(jù)項(xiàng)目在公文文面上所處的位置和書(shū)寫(xiě)的樣式。公文講求書(shū)面格式 ， 這是公文在形式上區(qū)別于一般公文的重要標(biāo)志。公文的書(shū)面格式在文面上一般分為文頭、行文和文尾三個(gè)部分。公文的文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度、收文處理標(biāo)記、發(fā)文機(jī)關(guān)版頭、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人姓名等項(xiàng)；公文的行文部分包括公文標(biāo)題、題注、主送機(jī)關(guān)、正文、無(wú)正文說(shuō)明、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、機(jī)關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署、注釋及特殊要求說(shuō)明等項(xiàng)；公文的文尾部分包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)說(shuō)明、頁(yè)碼等項(xiàng)。
五、公文的排版形式是指公文數(shù)據(jù)項(xiàng)目在文件版面上的標(biāo)印格式 ， 是指公文的外觀形式。公文的排版形式主要包括：公文版頭設(shè)計(jì)、版面安排、字體字號(hào)、字行字距、天地頁(yè)邊、用紙規(guī)格等。
六、公文的裝訂要求：公文一律左側(cè)裝訂。一般采用線裝、釘裝或膠帖的辦法。裝訂時(shí) ， 文件頁(yè)碼要折疊整齊，認(rèn)真編排，注意不可錯(cuò)頁(yè)漏頁(yè)，以保持公文的完整。
七、公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一內(nèi)容和形式的文件，在撰寫(xiě)印刷過(guò)程中，以及根據(jù)使用時(shí)的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草過(guò)程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本；一些法規(guī)性文件又有試行本、暫行本等形式，同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。
第四章 公文的行文規(guī)范
一、按照一定的規(guī)定或準(zhǔn)則來(lái)維護(hù)機(jī)關(guān)之間的行文秩序稱(chēng)為行文規(guī)范。公文行文規(guī)范的內(nèi)容包括行文關(guān)系、行文方向與方式以及行文規(guī)則三個(gè)方面。
二、公文的行文關(guān)系是指發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的公文往來(lái)關(guān)系。具體地說(shuō)，行文關(guān)系是根據(jù)機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的機(jī)關(guān)之間的文件授受關(guān)系。國(guó)家行政機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍是由《中華人民共和國(guó)憲法》規(guī)定的。地方各級(jí)人民政府服從國(guó)務(wù)院 （ 中央人民政府 ） 是我國(guó)各級(jí)行政機(jī)關(guān)行文關(guān)系的基本準(zhǔn)則。黨的各級(jí)組織的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍是由《中國(guó)共產(chǎn)黨章程》規(guī)定的。下級(jí)服從上級(jí)，全黨服從中央是黨的各級(jí)組織行文關(guān)系的基本準(zhǔn)則。
三、根據(jù)機(jī)關(guān)之間的不同的行文關(guān)系，可以將機(jī)關(guān)的行文分為上行、下行和平行三個(gè)方向，并根據(jù)機(jī)關(guān)工作的需要分為三種行文方式：
?。?） 下行文。下行文是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門(mén)對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門(mén)的一種行文。根據(jù)發(fā)文的不同目的和要求 ， 下行文可分為三種行文方式： ① 逐級(jí)下行文； ② 多級(jí)下行文； ⑧ 直達(dá)基層組織和群眾的下行文。
（2） 上行文。上行文是指下級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門(mén)向所屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門(mén)的一種行文。根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的實(shí)際工作需要，上行文又可以分為三種行文方式： ① 逐級(jí)上行文 ， 這是上行文中最基本、最常用的一種方式； ② 多級(jí)上行文； ⑧ 越級(jí)上行文。
?。?） 平行文是指同級(jí)機(jī)關(guān)或者不相隸屬的，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間的行文。
第五章 機(jī)關(guān)法定公文的寫(xiě)作 （上）
（命令、議案、決定、決議、指示、意見(jiàn)）
一、命令，簡(jiǎn)稱(chēng)令，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)頒發(fā)的具有強(qiáng)制執(zhí)行性質(zhì)的指揮性公文。它具有權(quán)威性、指揮性和強(qiáng)制性。就行政系統(tǒng)而言，國(guó)家最高 領(lǐng)導(dǎo)人、國(guó)務(wù)院及其所屬部委、鄉(xiāng)級(jí)以上地方各級(jí)人民政府，有權(quán)發(fā)布命令。其最常用的有：公布令、行政令、嘉獎(jiǎng)令。它的寫(xiě)作要求是：
?。?） 必須根據(jù)憲法、法律規(guī)定的權(quán)限范圍發(fā)布命令；
?。?） 要注意各類(lèi)型命令寫(xiě)作的共同點(diǎn)和不同點(diǎn)；
?。?） 語(yǔ)言要準(zhǔn)確、凝練、莊重有力；
二、議案，是供各級(jí)人民代表大會(huì)和各級(jí)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)在開(kāi)會(huì)期間審議使用的一種書(shū)面文件。它的特點(diǎn)主要有：
?。?） 行文關(guān)系及辦理程序的法定性；
（2） 行文內(nèi)容的單一性和可行性。
三、可以提出議案的是國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)的有關(guān)機(jī)構(gòu)及人員以及人民代表。議案可分為由職能機(jī)構(gòu)提出的議案和由人民代表提出的議案。它的寫(xiě)作要求有：
?。?） 提出的問(wèn)題重要且已具備解決的條件；
?。?） 要注意提出的權(quán)限和時(shí)限；
?。?） 要注意行文格式和辦理程序。
四、決定，是黨政機(jī)關(guān)對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出決策和安排的指導(dǎo)性公文。其特點(diǎn)主要是性質(zhì)重要、政策性強(qiáng)和有約束力。它的類(lèi)型有指揮型、個(gè)案型和知照型。各類(lèi)決定的寫(xiě)作有相同點(diǎn)也有不同點(diǎn)。決定的標(biāo)題由決定機(jī)構(gòu)、決定事由、文種三部分構(gòu)成。決定的正文，三種類(lèi)型的寫(xiě)法略有不同。決定的文字，要準(zhǔn)確、鮮明、簡(jiǎn)潔，以便于領(lǐng)會(huì)和執(zhí)行。
五、決議，是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)主持召開(kāi)的會(huì)議通過(guò)的對(duì)重要事項(xiàng)進(jìn)行決策部署的指導(dǎo)性公文。其特點(diǎn)有二：即表達(dá)群體意志、有權(quán)威性和約束力。決議的主要類(lèi)型有決策部署和結(jié)果公布兩種類(lèi)型。
六、指示，是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)指導(dǎo)工作的公文。其特點(diǎn)主要是針對(duì)性和原則性。按照指示內(nèi)容涉及的范圍，指示可分為：
（1） 涉及全局問(wèn)題，帶普遍性的指示；
?。?） 涉及局部問(wèn)題，帶特殊性的指示。
總的來(lái)說(shuō)，指示的寫(xiě)作，要以政策把握方向，內(nèi)容要明確扼要，條理要清晰。
七、意見(jiàn)，是黨政機(jī)關(guān)對(duì)重要事項(xiàng)發(fā)表的對(duì)工作有指導(dǎo)性質(zhì)的文件。依據(jù)發(fā)表見(jiàn)解機(jī)構(gòu)地位的不同，其類(lèi)型可包括直接指導(dǎo)型和批轉(zhuǎn)執(zhí)行型兩種類(lèi)型。意見(jiàn)的寫(xiě)作要注意內(nèi)容的政策性、原則性，對(duì)下級(jí)的要求要明確具體，表述條理要清晰等等。
第六章 機(jī)關(guān)法定公文的寫(xiě)作 （中）
?。ü妗⒐珗?bào)、通知）
一、公告是機(jī)關(guān)、團(tuán)體向公眾宣布重要事項(xiàng)的告知性文件。通告是機(jī)關(guān)、團(tuán)體在一定范圍內(nèi)公布事項(xiàng)的告知牲文件。其特點(diǎn)為：發(fā)布的公開(kāi)性、事項(xiàng)的重要性和操作的嚴(yán)肅性。按照其內(nèi)容的性質(zhì)可以分為兩大類(lèi)； ① 涉及法定事項(xiàng)的公告、通告； ② 知照性公告、通告。公告、通告的寫(xiě)作要求是： ① 符合權(quán)限，一事一告； ② 內(nèi)容明確，語(yǔ)氣莊重； ② 注意格式。
二、公報(bào)是公開(kāi)發(fā)布重要決定或重大事件的告知性文件。公報(bào)的特點(diǎn)和公告接近，也具有內(nèi)容的公開(kāi)性和重要性。發(fā)布機(jī)關(guān)的權(quán)威性。常用的公報(bào)類(lèi)型有： ① 會(huì)議公報(bào)； ② 統(tǒng)計(jì)公報(bào)； ② 外交公報(bào)。不同類(lèi)型的公報(bào)，寫(xiě)作時(shí)要注意的側(cè)重點(diǎn)有所不同： ① 會(huì)議公報(bào)因發(fā)布目的的不同而有不同的寫(xiě)法。 ② 統(tǒng)計(jì)公報(bào)必須由國(guó)家各級(jí)統(tǒng)計(jì)部門(mén)或國(guó)家指定的機(jī)構(gòu)發(fā)布，任何機(jī)構(gòu)不得隨意發(fā)布全國(guó)性、地區(qū)性的統(tǒng)計(jì)數(shù)字。 ② 外交公報(bào)涉及對(duì)外關(guān)系，其發(fā)布應(yīng)遵循法定的審批手續(xù)和途徑。
三、通知是向特定受文對(duì)象告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng)或文件，讓對(duì)象知道或執(zhí)行的公文。根據(jù)適用范圍的不同，通知主要可分為六大類(lèi)：發(fā)布性通知、批轉(zhuǎn)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、指示性通知、任免性通知、事務(wù)性通知。通知適用面廣，不同類(lèi)型的通知因作用不同而寫(xiě)法也有差異，寫(xiě)作時(shí)要注意不同類(lèi)型通知的不同特點(diǎn)。
第七章 機(jī)關(guān)法定公文的寫(xiě)作 （下）
?。▓?bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、條例規(guī)定）
一、報(bào)告，是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作情況的陳述性公文。報(bào)告的主要特點(diǎn)是重陳述和有主見(jiàn)。報(bào)告的類(lèi)型：按照內(nèi)容涉及的范圍，報(bào)告可分為綜合報(bào)告和專(zhuān)題報(bào)告。按照行文的目的的不同，可將報(bào)告分為呈報(bào)性報(bào)告和呈轉(zhuǎn)性報(bào)告。報(bào)告的寫(xiě)作要求： ① 陳述事實(shí)要清楚扼要； ② 表述觀點(diǎn)要精練清晰； ⑨ 語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔樸實(shí)。
二、請(qǐng)示，是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)的報(bào)請(qǐng)性公文。請(qǐng)示的特點(diǎn)有超前性、說(shuō)明性和單一性，請(qǐng)示的類(lèi)型：根據(jù)行文目的的不同，請(qǐng)示可分為三大類(lèi)：請(qǐng)求批準(zhǔn)類(lèi)、請(qǐng)求幫助類(lèi)，請(qǐng)求批轉(zhuǎn)類(lèi)。請(qǐng)示的寫(xiě)作：總的說(shuō)來(lái)，要注意這樣幾點(diǎn)： ① 要遵守行文規(guī)則； ② 理由要充分，要求要合理， ⑧ 格式要正確，語(yǔ)言要得體。
三、批復(fù)，是答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的指示性公文。批復(fù)的主要特點(diǎn)有針對(duì)性和指導(dǎo)性。批復(fù)的類(lèi)型：針對(duì)請(qǐng)示的內(nèi)容主要是請(qǐng)求批準(zhǔn)和請(qǐng)求幫助兩方面，批復(fù)也可以分為兩類(lèi)：表態(tài)性批復(fù)和指示性批復(fù)。批復(fù)寫(xiě)作要注意這樣三點(diǎn)： ① 要先回應(yīng)后批復(fù)： ⑦ 態(tài)度要鮮明，措辭要明確； ⑧ 要及時(shí)批復(fù)。
四、函，是機(jī)關(guān)之間辦理日常公務(wù)的交往性公文。函的特點(diǎn)主要有二： ① 形式靈活，適應(yīng)性強(qiáng)； ② 務(wù)實(shí)性強(qiáng)。函的類(lèi)型：根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)，函大體可分為四類(lèi) ： 商洽函、問(wèn)復(fù)函、請(qǐng)準(zhǔn)函和知照函。函的寫(xiě)作總的來(lái)說(shuō)，要注意：一事一 “ 函 ” ，直陳其事，語(yǔ)言要平實(shí)、親切，自然。
五、會(huì)議紀(jì)要，是記載會(huì)議情況和精神用以公布或傳達(dá)的紀(jì)實(shí)性文體。會(huì)議紀(jì)要的主要特點(diǎn)包括紀(jì)要性、約束性、知照性。根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的性質(zhì)和擬寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要的目的，把會(huì)議紀(jì)要分為三大類(lèi)：決議性會(huì)議紀(jì)要、協(xié)議性會(huì)議紀(jì)要和研討性會(huì)議紀(jì)要。
會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)作：
?。?） 會(huì)議紀(jì)要一般是在會(huì)議結(jié)束后起草的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人簽字同意才算定稿。
?。?） 會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題最常用的形式是 “ 會(huì)議名稱(chēng)加文種 ” ，但中間可省去“會(huì)議”二字，也有的會(huì)議紀(jì)要，多半是研討性會(huì)議紀(jì)要?？梢杂谜睒?biāo)題的形式。
?。?） 會(huì)議紀(jì)要的正文一般分為會(huì)議概況、會(huì)議內(nèi)容、結(jié)束語(yǔ)三部分。
?。?） 會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持機(jī)關(guān)撰寫(xiě) ， 可以在最后署機(jī)關(guān)名稱(chēng)和撰寫(xiě)日期，也可以只在正文中寫(xiě)出主持機(jī)關(guān)，不另外署名。
六、條例、規(guī)定：條例是由黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定和發(fā)布的系統(tǒng)規(guī)范某一方面工作、活動(dòng)、行為等的法規(guī)性公文。條例的類(lèi)型：根據(jù)發(fā)布條例的機(jī)關(guān)的不同，條例可分為三類(lèi)： ① 黨的中央機(jī)關(guān)制定的條例； ② 國(guó)家行政機(jī)關(guān)制定的條例； ③ 地方權(quán)力機(jī)關(guān)制定的條例。規(guī)定，是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位規(guī)范某方面工作的規(guī)章性公文。規(guī)定的類(lèi)型：根據(jù)發(fā)布機(jī)構(gòu)和實(shí)際作用的不同，規(guī)定分為三種類(lèi)型； ① 黨內(nèi)規(guī)定； ② 法規(guī)性規(guī)定； ③ 一般性規(guī)定?？蓪l例和規(guī)定的寫(xiě)作要點(diǎn)綜合為以下四點(diǎn)： ① 草擬條例和規(guī)定要遵循一定的原則； ② 起草條例和規(guī)定，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)行內(nèi)容相同的法規(guī)進(jìn)行清理，同時(shí)應(yīng)當(dāng)注意與其他有關(guān)法規(guī)的銜接和協(xié)調(diào)； ③ 條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達(dá)，常見(jiàn)的有 “ 章條式 ” 和 “ 條款式 ” 兩種寫(xiě)法。
第八章 機(jī)關(guān)其他常用文書(shū)的寫(xiě)作 （ 上 ）
?。ㄒ?guī)章類(lèi)、計(jì)劃類(lèi)、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告）
一、規(guī)章類(lèi)文書(shū)是規(guī)范工作、活動(dòng)、行為等的法規(guī)、規(guī)章制度類(lèi)文書(shū)，適用于黨政系統(tǒng)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位及各類(lèi)組織機(jī)構(gòu)。規(guī)章類(lèi)文書(shū)包括條例、規(guī)定、辦法、實(shí)施細(xì)則、章程、規(guī)則、守則、制度、公約等等文種。規(guī)章類(lèi)文書(shū)的特點(diǎn)：內(nèi)容的規(guī)范性、執(zhí)行的強(qiáng)制性和制定的程序性。不同的規(guī)章類(lèi)文書(shū)的寫(xiě)作要求存在一定的差別。
1 、辦法的內(nèi)容較多的用 “ 章條式 ” ，一般常見(jiàn)的是 “ 條款式 ” 。辦法的內(nèi)容，應(yīng)具體、周全、便于操作。
2 、實(shí)施細(xì)則的寫(xiě)法一般也是 “ 章條式 ” 或 “ 條款式 ”， 但其第一條必須說(shuō)明是哪個(gè)法律或法規(guī)的實(shí)施細(xì)則。
3 、章程是一定的組織機(jī)構(gòu)制定的確定組織原則或辦事原則的規(guī)章類(lèi)文書(shū)。章程的形式也是 “ 章條式 ” 和 “ 條款式 ” 兩種。政黨、較大的社會(huì)團(tuán)體的章程多為 “ 章條式 ” ，機(jī)構(gòu)較小、涉及事務(wù)不多的章程，可用 “ 條款式 ” 。
4 、守則是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準(zhǔn)則，要求內(nèi)容簡(jiǎn)短、精練、易記。
二、計(jì)劃類(lèi)文書(shū)的作用：下情上達(dá)、上情下達(dá)、統(tǒng)一自身步調(diào)。計(jì)劃類(lèi)文書(shū)的特點(diǎn) ： 目標(biāo)的前瞻性、操作的預(yù)想性。計(jì)劃類(lèi)文書(shū)的類(lèi)型：規(guī)劃類(lèi)、計(jì)劃類(lèi)、安排類(lèi)。計(jì)劃類(lèi)文書(shū)的寫(xiě)作要求 ： 分析情況要認(rèn)真細(xì)致、確定目標(biāo)要實(shí)事求是、措施要切實(shí)可行、條目要分明、語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔。
三、總結(jié)是機(jī)關(guān)團(tuán)體在實(shí)施計(jì)劃或完成任務(wù)之后，對(duì)已做工作進(jìn)行概括及評(píng)估的文書(shū)。總結(jié)的主要作用：下情上達(dá)、提高自身?？偨Y(jié)的特點(diǎn)：回顧性、經(jīng)驗(yàn)性?？偨Y(jié)的寫(xiě)作要求：回顧工作情況要實(shí)事求是、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)要面向未來(lái)、綱目要清晰、文風(fēng)要平實(shí)。
四、調(diào)查報(bào)告是針對(duì)現(xiàn)實(shí)中發(fā)生的較重大的問(wèn)題，作專(zhuān)門(mén)調(diào)查后，利用調(diào)查材料寫(xiě)成的書(shū)面報(bào)告。調(diào)查報(bào)告的作用：提供真實(shí)的社會(huì)情況，為制定政策、貫徹政策、宣揚(yáng)先進(jìn)、揭露黑暗、解決工作中的疑難問(wèn)題服務(wù)。調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)：針對(duì)性強(qiáng)、紀(jì)實(shí)性強(qiáng)。調(diào)查報(bào)告的寫(xiě)作應(yīng)注意 ： 深入細(xì)致、客觀公正的調(diào)查是寫(xiě)好調(diào)查報(bào)告的前提。
第九章 機(jī)關(guān)其他常用文書(shū)的寫(xiě)作 （下）
?。ㄖv話類(lèi)、記錄類(lèi)、簡(jiǎn)報(bào)、建議類(lèi)）
一、講話類(lèi)文書(shū)就是人們?cè)诟鞣N特定場(chǎng)合發(fā)言時(shí)所依據(jù)的各類(lèi)文稿的總稱(chēng)。根據(jù)講話的場(chǎng)合及主旨的不同，講話類(lèi)文書(shū)可以分為三種類(lèi)型： ① 講話稿； ② 開(kāi)幕詞、閉幕詞； ⑧ 歡迎詞、歡送詞、答謝詞。講話類(lèi)文書(shū)一般都包括以下特點(diǎn)；口頭性、直接性、針對(duì)性、情感性。講話稿、歡迎詞、歡送詞、答謝詞的寫(xiě)作格式包括開(kāi)頭、主體、結(jié)尾。開(kāi)幕詞、閉幕詞的寫(xiě)作格式包括開(kāi)頭、正文、結(jié)尾。講話類(lèi)文書(shū)的寫(xiě)作要求：主題要鮮明、集中；材料要真實(shí)、新穎；布局要清晰、緊湊；語(yǔ)言要明白、生動(dòng)。
二、記錄類(lèi)文書(shū)是指如實(shí)記錄有關(guān)內(nèi)容而形成的公務(wù)文書(shū)。記錄類(lèi)文書(shū)包括會(huì)議記錄、電話記錄、接待記錄和大事記。記錄類(lèi)文書(shū)的特點(diǎn)：內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性、材料的直接性、語(yǔ)言的實(shí)錄性。會(huì)議記錄一般包括會(huì)議組織情況、會(huì)議的議題和議程、會(huì)議的進(jìn)程和內(nèi)容、必要的手續(xù)。電話記錄可分為發(fā)出電話記錄和接收電話記錄。接待記錄的格式應(yīng)包括來(lái)訪者的姓名及有關(guān)情況、反映的問(wèn)題及要求、接待人姓名、時(shí)間以及辦理結(jié)果等項(xiàng)。大事記是按年、月、日的先后順序進(jìn)行如實(shí)記載的一種記錄性文書(shū)。大事記的寫(xiě)作要求：要記錄 “ 大 ” 事、記錄要客觀真實(shí)、要言簡(jiǎn)意賅。
三、簡(jiǎn)報(bào)就是簡(jiǎn)明扼要的書(shū)面報(bào)告。按內(nèi)容分，簡(jiǎn)報(bào)包括會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和工作簡(jiǎn)報(bào)。簡(jiǎn)報(bào)類(lèi)文書(shū)的特點(diǎn)：簡(jiǎn)、快、新。筒報(bào)類(lèi)文書(shū)一般都由報(bào)頭、主體、報(bào)尾組成。簡(jiǎn)報(bào)類(lèi)文書(shū)的寫(xiě)作要求：內(nèi)容要真實(shí)、確鑿；篇幅要短小；針對(duì)性、指導(dǎo)性要強(qiáng)。
四、建議類(lèi)文書(shū)是以書(shū)面形式提出建議、意見(jiàn)的一類(lèi)公務(wù)文書(shū)。建議類(lèi)文書(shū)一般可分為議案、提案和建議等。建議類(lèi)文書(shū)的特點(diǎn)：建議性、說(shuō)理性、委婉性、提案是指提請(qǐng)機(jī)關(guān)或一定組織的會(huì)議討論、處理的意見(jiàn)或建議的文書(shū)。提案一般在各級(jí)政協(xié)會(huì)議和職工代表大會(huì)中使用。提案的寫(xiě)作格式一般包括標(biāo)題、案由、提案人、理由、辦法、日期。提案的寫(xiě)作要求：熟悉同提案有關(guān)的情況、注意區(qū)別提案同一般文章的行文格式。建議是組織、單位或個(gè)人對(duì)某項(xiàng)工作、某項(xiàng)活動(dòng)或某方面的問(wèn)題提出建議性的意見(jiàn)、建議時(shí)使用的文書(shū)。建議的篇章結(jié)構(gòu) ： 是由標(biāo)題、稱(chēng)謂、正文和落款組成。
建議的寫(xiě)作要求：把握分寸要適度、所列內(nèi)容要具體、表達(dá)語(yǔ)言要精練。
第十章 公文處理工作
一、在機(jī)關(guān)秘書(shū)部門(mén)的工作活動(dòng)中，公文處理工作是一項(xiàng)最主要、最大量、也是最重要的日常工作。公文處理工作通過(guò)公文的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔的一系列相互銜接的程序和環(huán)節(jié) ， 構(gòu)成機(jī)關(guān)信息運(yùn)轉(zhuǎn)與處理的科學(xué)流程。公文處理工作具有政治性、時(shí)限性、機(jī)要性和規(guī)范性的特點(diǎn)。
二、公文處理工作是機(jī)關(guān)工作的一個(gè)重要組成部分 ， 在機(jī)關(guān)工作中起著重要的作用。公文處理工作的作用與公文的作用是有區(qū)別的，公文處理工作的作用主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環(huán)節(jié)對(duì)機(jī)關(guān)工作所發(fā)揮的作用，這種作用主要表現(xiàn)為：助手作用、紐帶作用和查考作用。公文處理工作的基本任務(wù)是：科學(xué)地組織機(jī)關(guān)的文書(shū)工作，有條理地、安全地運(yùn)轉(zhuǎn)公文，完整地保管公文。正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，公文處理工作的組織，包括組織機(jī)構(gòu)、組織領(lǐng)導(dǎo)和組織形式三個(gè)方面。
三、就一個(gè)機(jī)關(guān)而言，它的公文處理工作不像機(jī)關(guān)的人事、財(cái)務(wù)等職能部門(mén)一樣，設(shè)立某一機(jī)構(gòu)負(fù)起全部的責(zé)任，或者各機(jī)構(gòu)自上而下地形成一個(gè)垂直領(lǐng)導(dǎo)的獨(dú)立體系，各機(jī)關(guān)公文處理機(jī)構(gòu)的設(shè)置，要視機(jī)關(guān)規(guī)模的大小、工作任務(wù)的繁簡(jiǎn)、公文數(shù)量的多少而定。
四、公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系可以從以下幾個(gè)方面分析 ；1） 從全國(guó)來(lái)說(shuō)，由中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳分別負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書(shū)工作。 （2） 從一個(gè)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，它的公文處理工作是由本機(jī)關(guān)的秘書(shū)長(zhǎng)或辦公廳 （ 室 ） 主任負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的。 （3） 從上下級(jí)的關(guān)系來(lái)說(shuō)，上級(jí)機(jī)關(guān)的辦公廳 （ 室 ） 負(fù)有責(zé)任對(duì)其下屬的機(jī)關(guān)，單位的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。 （4） 機(jī)關(guān)檔案部門(mén)對(duì)機(jī)關(guān)的文書(shū)工作也負(fù)有一定的指導(dǎo)責(zé)任。
五、公文處理工作的組織形式可分為兩種類(lèi)型；集中形式和分工形式。一個(gè)機(jī)關(guān)究竟應(yīng)當(dāng)采取什么樣的公文處理工作組織形式，通常要結(jié)合考慮以下幾種情況：
?。?） 機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍。
（2） 機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的層次、數(shù)量。
（3） 機(jī)關(guān)收發(fā)文件數(shù)量的多少。
（4） 機(jī)關(guān)辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠(yuǎn)近。
?。?） 機(jī)關(guān)工作人員的數(shù)目和機(jī)關(guān)文書(shū)工作人員的配備，等等。
六、公文處理工作的具體要求可以概括為 ： ① 準(zhǔn)確周密，確保質(zhì)量 ； ② 及時(shí)迅速 ， 注重時(shí)效； ⑧ 保守機(jī)密，安全可靠 ； ④ 集中統(tǒng)一，加強(qiáng)管理； ⑤ 實(shí)事求是，遵規(guī)守紀(jì)； ⑥ 精簡(jiǎn)文件 ， 提高效率。
第十一章 公文辦理程序
一、公文辦理程序就是指公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成到運(yùn)轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過(guò)的一系列環(huán)節(jié)。公文辦理程序包括收文辦理和發(fā)文辦理兩個(gè)部分。
二、收文 ， 是指機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)收進(jìn)外單位發(fā)來(lái)的文件材料。收文辦理是指文書(shū)部門(mén)收到文件材料后，在機(jī)關(guān)內(nèi)部及時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全過(guò)程。組成這一過(guò)程的一系列相互銜接的環(huán)節(jié)稱(chēng)之為收文辦理程序。主要有：簽收、拆封與登記、分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。
公文的簽收是指收到文件材料后，收件人在對(duì)方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。它是收文辦理的第一個(gè)環(huán)節(jié)。簽收后，文件的拆封是文書(shū)人員的職責(zé)。
公文的登記就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號(hào)和記載文件的來(lái)源、去向，以保證文件的收受和處理。登記的原則是方便文件的運(yùn)轉(zhuǎn)和管理。收文登記的形式一般可分為簿冊(cè)式、聯(lián)單式和卡片式三種。
公文的分發(fā)亦稱(chēng)分辦，是指文書(shū)人員在文件拆封登記以后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時(shí)準(zhǔn)確地將收來(lái)的文件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門(mén)和承辦人員閱辦。
公文的傳閱是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機(jī)關(guān)各位領(lǐng)導(dǎo)和許多部門(mén)閱知時(shí)，由文書(shū)人員組織在他們中間傳遞和閱讀。
公文的擬辦是指對(duì)來(lái)文的處理提出初步意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。
公文的批辦是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)送批的文件如何處理所作的批示。
公文的承辦，這一環(huán)節(jié)，既是收文辦理的最后一道程序，又是發(fā)文程序的開(kāi)始。它直接關(guān)系到發(fā)文的質(zhì)量和機(jī)關(guān)工作的效率。
公文的催辦是指那些必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對(duì)文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查。催辦工作一般有對(duì)內(nèi)催辦和對(duì)外催辦兩種情況。
查辦是指文書(shū)工作人雖協(xié)助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檢查各項(xiàng)方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實(shí) ， 以及對(duì)某些問(wèn)題進(jìn)行查處 ， 解決的一項(xiàng)承辦性工作。
公文的注辦是對(duì)公文承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡(jiǎn)要說(shuō)明。
三、發(fā)文，是指機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)根據(jù)本機(jī)關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料 ， 包括本機(jī)關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復(fù)印的文件材料等。發(fā)文辦理，就是指公文從擬稿到印制發(fā)出的整個(gè)運(yùn)行過(guò)程。發(fā)文辦理程序由擬稿、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與校對(duì)；用印、登記與分發(fā)等環(huán)節(jié)組成。公文擬稿是發(fā)文辦理的第一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)也是整個(gè)公文處理工作的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)之一。公文的審核是指公文的草稿在送交機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)以前，對(duì)公文的內(nèi)容、體式進(jìn)行的全面審核和檢查。它也是公文處理工作的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)之一。公文的簽發(fā)是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿最后審批。它是公文形成的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。公文的核發(fā)是指在公文正式印發(fā)之前，對(duì)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿進(jìn)行復(fù)核并確定發(fā)文字號(hào)、分送單位和印制份數(shù)的一項(xiàng)工作。公文的繕印是對(duì)已簽發(fā)的公文定稿進(jìn)行印制。公文的校對(duì)是對(duì)文件質(zhì)量的最后一次檢查。公文的用印是指在印好的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。發(fā)文的登記，其作用與收文登記一樣。
第十二章 公文立卷工作
一、公文立卷，是指機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)將已經(jīng)辦理完畢的、具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。它是文書(shū)部門(mén)整理與保存文件的一種重要方法，也是機(jī)關(guān)公文處理工作的重要內(nèi)容。
二、案卷，是指有關(guān)某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作活動(dòng)的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件材料的組合體。它是文書(shū)檔案的基本保管單位，與公文立卷有著密切的聯(lián)系。
三、公文立卷工作的組織。公文立卷工作的組織主要有建立和健全文書(shū)部門(mén)的立卷制度，正確選擇立卷的地點(diǎn)和確定公文立卷范圍等方面。其中，建立和健全文書(shū)部門(mén)立卷制度是組織好立卷工作首先要解決好的一個(gè)問(wèn)題。明確公文立卷的范圍，是保證在公文立卷工作中將那些具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，齊全完整地保存下來(lái)，便于以后查找利用的需要。
四、公文立卷的原則可表述為 ，“ 保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值 ， 便于保管和利用 ” 。根據(jù)這一原則對(duì)公文立卷工作提出了 “ 保持文件間的歷史聯(lián)系 ” 、 “ 區(qū)分保存價(jià)值 ” 、 “ 便于保管和利用 ” 三個(gè)方面的要求。公文立卷的基本方法可以概括為：遵循公文立卷的原則與要求，科學(xué)地選用公文中的某些特征作為立卷標(biāo)準(zhǔn)，把文件組合成案卷。這一方法的核心是科學(xué)地選用文件特征作為立卷標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題。根據(jù)文件本身的特征組合案卷是公文立卷的主要方法。問(wèn)題、時(shí)間、文種、作者、地區(qū)和通訊者可作為公文立卷的基本特征。
五、公文立卷的準(zhǔn)備工作包括事先編制好立卷類(lèi)目、堅(jiān)持做好平時(shí)立卷工作兩方面的內(nèi)容。立卷類(lèi)目也稱(chēng)歸卷類(lèi)目、案卷類(lèi)目。它大體上可分為綜合的立卷類(lèi)目、分編的立卷類(lèi)目?jī)煞N。在編制或者修訂立卷類(lèi)目時(shí)，必須堅(jiān)持由公文處理部門(mén)為主的原則。立卷類(lèi)目的結(jié)構(gòu)主要由類(lèi)名和條款兩部分組成。在編制好立卷類(lèi)目的同時(shí)還必須做好平時(shí)立卷工作。所謂平時(shí)立卷工作是指機(jī)關(guān)的公文立卷人員根據(jù)已經(jīng)編好的立卷類(lèi)目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類(lèi)目上的有關(guān)條款歸入卷內(nèi)。
第十三章 案卷整理與歸檔
一、案卷的整理與歸檔，或稱(chēng)正式立卷與移交歸檔。包括編目成卷和移交歸檔等項(xiàng)內(nèi)容。
二、案卷的組合，簡(jiǎn)稱(chēng)組卷，是指機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)在年終或第二年上半年對(duì)歸卷的各個(gè)條款內(nèi)的文件材料進(jìn)行調(diào)整立卷、卷內(nèi)文件排列和編號(hào)以及擬寫(xiě)案卷標(biāo)題等一系列工作。它是文書(shū)案卷整理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是整個(gè)公文立卷工作中的一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)。
三、調(diào)整定卷，是指在平時(shí)立卷的基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每一條款中所積累的文件材料，進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并且最后確定組合案卷的一項(xiàng)工作。年終進(jìn)行調(diào)整定卷是機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)一項(xiàng)非常重要的工作。
四、卷內(nèi)文件排列和編號(hào)，卷內(nèi)文件排列是指將每個(gè)案卷內(nèi)的文件按照一定的規(guī)律和順序進(jìn)行系統(tǒng)化排列，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性，使每一份文件在案卷內(nèi)都有一個(gè)固定的位置。卷內(nèi)文件在系統(tǒng)排列以后，應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字給卷內(nèi)文件編頁(yè)號(hào)，以固定它們的排列順序，這樣就便于統(tǒng)計(jì)和保護(hù)文件。
五、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題，案卷標(biāo)題，也稱(chēng)案卷題名，是對(duì)卷內(nèi)全部文件內(nèi)容的總概括。它是案卷封面上最重要的項(xiàng)目，也是以后編制檔案工作的主要依據(jù)，擬寫(xiě)案卷標(biāo)題是文書(shū)工作人員、檔案管理人員的一項(xiàng)基本功。
六、編目成卷工作，是指在組合案卷的基礎(chǔ)上，對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行編目、裝訂，以及案卷的排列、編號(hào)等一系列工作。這些工作的完成標(biāo)志著整個(gè)公文立卷工作的基本完成。
七、案卷的編目，是指在卷內(nèi)文件排列編號(hào)的基礎(chǔ)上，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，備考表和案卷封皮等工作。它是進(jìn)行手工檢索的基本條件 ， 也是實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)檢索與儲(chǔ)存的基礎(chǔ)性工作。案卷的裝訂 ， 是為了固定文件之間的排列順序，保護(hù)文件不受損壞和散失，便于保管和利用。
八、案卷裝訂的要求是：整齊、牢固，不影響閱讀。案卷排列與編號(hào)，是指案卷經(jīng)過(guò)編目裝訂以后，將一個(gè)年度、一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的案卷進(jìn)行系統(tǒng)化排列、編號(hào)，以固定其順序，使卷與卷之間保持一定的聯(lián)系，系統(tǒng)地反映機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)。
九、案卷組合和編目成卷工作完成以后，公文處理部門(mén)應(yīng)根據(jù)歸檔的要求填寫(xiě)案卷目錄、編制各種檢索工具，并按照歸檔制度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機(jī)關(guān)檔案室移交。至此，標(biāo)志著整個(gè)公文立卷工作的完結(jié)，文書(shū)材料從現(xiàn)行處理階段轉(zhuǎn)入檔案管理階段。案卷目錄是案卷的名冊(cè)，是查找利用檔案的一種最基本的工具。案卷目錄又可作為移交目錄，是公文處理部門(mén)逐年向機(jī)關(guān)檔案室交接案卷的依據(jù)和憑證。案卷目錄的項(xiàng)目有：“案卷號(hào)、案卷題名 ， 頁(yè)數(shù)、保管期限、備注”等。文件檢索工具，是指用來(lái)查找、利用文件材料的目錄、卡片等。文件檢索工具的編制是公文處理部門(mén)在文件材料立卷后進(jìn)行的一項(xiàng)重要工作，主要有文號(hào)索引、文件分類(lèi)目錄等。公文立卷部門(mén)立好案卷，必須逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管，稱(chēng)為 “ 歸檔 ” 。文書(shū)案卷的歸檔，既能保證本機(jī)關(guān)的檔案完整，便于查找利用，又可為黨和國(guó)家積累檔案財(cái)富。
行政公文寫(xiě)作技巧
1、開(kāi)頭
開(kāi)頭是公文正文部分的起點(diǎn)和入筆處。又稱(chēng)導(dǎo)語(yǔ)，用以喚起讀者注意，引導(dǎo)閱好的開(kāi)頭，不僅是全文思路展開(kāi)的關(guān)鍵，而且能顯示出事物發(fā)展的內(nèi)在脈絡(luò)，為全劃下“基調(diào)”開(kāi)頭寫(xiě)好了，能突出主旨，把讀者緊緊抓住，又可以對(duì)下文的展示起“向”的作用。開(kāi)頭要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，一般都用直敘形式。公文的導(dǎo)語(yǔ)中要表達(dá)的主要內(nèi)容是：發(fā)這個(gè)公文的目的，公文所針對(duì)的實(shí)際情況，制發(fā)該公文的重要性和必要性，公文所要解決的問(wèn)題，公文的指導(dǎo)思想或主要內(nèi)容。
2、公文結(jié)尾
公文的結(jié)尾，又稱(chēng)結(jié)語(yǔ)，用以維護(hù)公文的完整性，使讀者深刻理解作者的意圖，為準(zhǔn)確而有效地處理公文奠定基礎(chǔ)，同時(shí)，也防止在正文之后被添加偽造。
3、層次和段落
?。?）、層次
公文層次，是公文思想內(nèi)容展開(kāi)的次序，是公文中表達(dá)思想內(nèi)容的“意義單元的“邏輯環(huán)節(jié)”。它是事物發(fā)展的各個(gè)方面，以及寫(xiě)作主體認(rèn)識(shí)事物、構(gòu)思公文的思路進(jìn)程在公文中的反映。公文層次在思想內(nèi)容上有其相對(duì)獨(dú)立性，公文內(nèi)容的展開(kāi)順序中又有一定的穩(wěn)定性，在前后層次的聯(lián)系上還有內(nèi)在的邏輯性。因此，在安排公文層次時(shí)要根據(jù)事物的發(fā)展過(guò)程、思維活動(dòng)的進(jìn)程和表現(xiàn)主旨的順序，著眼于事物的內(nèi)部聯(lián)系。這樣，寫(xiě)作主體才能清楚地宣事明理、表情達(dá)意，才能收到層次清楚、段落分明的效果，讀者才能清晰明確地理解思想內(nèi)容。篇章較長(zhǎng)的公文層次往往采用總分、并列、遞進(jìn)、因果和連貫等方式
?。?）段落
段落，通常指“自然段”，是構(gòu)成篇章的基本單位，是思路展開(kāi)的具體步驟，是表達(dá)思想內(nèi)容時(shí)由于問(wèn)歇、轉(zhuǎn)折、強(qiáng)調(diào)所造成的文字停頓。段落能夠使行文條理，使層次之問(wèn)的意思承接得更緊密、更自然，幫助讀者更好地理解公文的思想內(nèi)容。
4、公文格式
公文寫(xiě)作與其他文體寫(xiě)作的最大區(qū)別，就在于公文格式的規(guī)范性。這種規(guī)范性，既體現(xiàn)在公文的內(nèi)容上，也體現(xiàn)在公文處理的程式化、程序化和文面構(gòu)成的相對(duì)固定化上我們這里所說(shuō)的公文的格式，主要是指公文的文面要求。公文格式，指的是公文外在表現(xiàn)形式的各個(gè)組成部分及其各自的位置，也包括公文的用紙、留空等。
5、主題詞標(biāo)引
?。?）、主題詞的基本特征：
?、袤w現(xiàn)公文內(nèi)容特征和歸屬類(lèi)別如國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的通知一文的主題詞是“文秘工作、公文、辦法”其中“公文”高度概括了全文的內(nèi)容特征，“文秘工作”點(diǎn)明了此文屬于文秘工作類(lèi)，“辦法”則顯示出公文文種。主題詞的這一最本質(zhì)屬性，不但能使一份份公文區(qū)別開(kāi)來(lái)，而且具有某些立卷特征，便于立卷歸檔。
?、诰哂兄黝}性和技術(shù)性的特征。主題詞既要表現(xiàn)公文主題的核心內(nèi)容，但又不全是為了表現(xiàn)公文主題而確立，其作用主要是為了便于公文信息在計(jì)算機(jī)中輸入、儲(chǔ)存和檢索。這就使它具有了主題性、技術(shù)性?xún)芍匦缘奶卣鳌?span style="display:none">29W萬(wàn)博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com
?、劬哂泻?jiǎn)明性的特征。主題詞一般由3～5個(gè)能夠確切表達(dá)公文主題內(nèi)容的名詞或名詞性詞組構(gòu)成，（詞組）與詞（詞組）之間空一格位置，不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，比公文標(biāo)題還要簡(jiǎn)練，具有間明性。
（2）、主題詞的標(biāo)引依據(jù)
?。?）、主題詞的標(biāo)引程序和方法
6、公文語(yǔ)言與修辭
?。?）、公文語(yǔ)言的特點(diǎn)
?。?）、公文語(yǔ)言的表述方式
?。?）、公文的修辭格
?。?）公文特殊詞語(yǔ)的應(yīng)用
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