【摘要】從智聯(lián)招聘網(wǎng)上浙江省一個(gè)月的招聘信息分析企業(yè)文秘類(lèi)人才的社會(huì)需求，為文秘人才培養(yǎng)提供參考。
【關(guān)鍵詞】浙江 文秘 智聯(lián)招聘網(wǎng) 社會(huì)需求 調(diào)研
為了解浙江省文秘畢業(yè)生的真實(shí)社會(huì)需求狀況，為文秘專(zhuān)業(yè)在提升學(xué)生專(zhuān)業(yè)技能與專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、完善人才培養(yǎng)方案提供參考，我們?cè)谥笮驼衅妇W(wǎng)站 “智聯(lián)招聘網(wǎng)”中以“秘書(shū)、文員、助理”崗位為關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，共搜集了2014 年“浙江”地區(qū)12月的文秘人員招聘崗位，共3316條。本文對(duì)文秘類(lèi)人才的招聘崗位、用人單位、職責(zé)內(nèi)容、任職要求等多方面進(jìn)行了整理與分析。
一、用人單位性質(zhì)與規(guī)模
從單位性質(zhì)來(lái)看，有2517家民營(yíng)企業(yè)，420家股份制企業(yè)，200家合資企業(yè)，92家外商獨(dú)資企業(yè)，64家國(guó)企，9家事業(yè)單位，4家其他性質(zhì)單位。
從單位規(guī)模來(lái)看，根據(jù)2011年7月4日，工業(yè)和信息化部、國(guó)家統(tǒng)計(jì)局、發(fā)展改革委、財(cái)政部下發(fā)的《中小企業(yè)劃型標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定》，除51家企業(yè)屬于大型企業(yè)外，其余都屬于中小企業(yè)范疇。
二、各類(lèi)型文秘崗位及職責(zé)
各公司招聘的文秘崗位概括起來(lái)主要有秘書(shū)、助理、文員、前臺(tái)、辦公室主任（行政主管）、行政專(zhuān)員、內(nèi)勤、客服、資料錄入員、資料整理員。除此之外，也有少部分企業(yè)設(shè)有相關(guān)的文案策劃、儲(chǔ)備干部、協(xié)調(diào)員等崗位。
各類(lèi)型文秘崗位可以歸納為以下職責(zé)：
（一）秘書(shū)
負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)各類(lèi)工作行程安排；協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)；協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的溝通；負(fù)責(zé)公司會(huì)議的籌備及組織并做好會(huì)議記錄；對(duì)會(huì)議決議和布置的工作負(fù)責(zé)跟進(jìn)督辦；訪客接待；撰寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)講話稿、各類(lèi)專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)文字材料。
（二）助理
協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成公司全盤(pán)運(yùn)營(yíng)、協(xié)調(diào)性工作；負(fù)責(zé)辦公用品、日常必需品的采購(gòu)及采購(gòu)計(jì)劃制定；參與制定公司各項(xiàng)管理規(guī)章制度；參與公司發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的編制和公司重大決策的討論；各類(lèi)信函、郵件、文件資料的起草、整理與歸檔；做好與當(dāng)?shù)卣?、新聞媒體、合作客戶的關(guān)系處理和接待工作；負(fù)責(zé)對(duì)公司內(nèi)外部相關(guān)信息的搜集、整理和分析，為公司領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)營(yíng)決策提供信息整合及建議；公司領(lǐng)導(dǎo)批示、決議及交辦事項(xiàng)的協(xié)調(diào)、催辦及督辦工作。
（三）文員
收發(fā)公司郵件、報(bào)刊、傳真和物品，并做好登記管理以及轉(zhuǎn)遞工作；接聽(tīng)、轉(zhuǎn)接電話，接待來(lái)訪客人并及時(shí)準(zhǔn)確通知被訪人員；做好辦公室檔案收集、整理工作；負(fù)責(zé)各類(lèi)會(huì)務(wù)的安排工作；負(fù)責(zé)行政文件打印、收發(fā)、轉(zhuǎn)呈、保管等；完成領(lǐng)導(dǎo)交給的一般的不需較多工作經(jīng)驗(yàn)的事務(wù)性工作。
（四）前臺(tái)接待
對(duì)來(lái)訪客人做好接待、登記、及時(shí)通知被訪人員；負(fù)責(zé)公司快遞和傳真的收發(fā)工作；負(fù)責(zé)公司電話的接聽(tīng)、轉(zhuǎn)接、留言、記錄工作。
（五）辦公室主任（行政主管）
起草修訂文件；制定公司行政管理的方針、政策和制度；全面負(fù)責(zé)企業(yè)的行政、人事、后勤、總務(wù)、環(huán)境和保衛(wèi)工作；日常工作的監(jiān)督管理；組織各類(lèi)活動(dòng)及各類(lèi)會(huì)議；負(fù)責(zé)發(fā)揮總經(jīng)理參謀、協(xié)調(diào)和綜合管理職能。
（六）行政專(zhuān)員
公司總機(jī)電話接聽(tīng)、轉(zhuǎn)接、留言、記錄工作；辦公用品的采購(gòu)、分發(fā)，各項(xiàng)設(shè)備的日常維護(hù)；公司來(lái)訪人員接待；檔案、資料的整理、分類(lèi)；負(fù)責(zé)起草有關(guān)通知、函、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等文件。
（七）內(nèi)勤
負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)、辦公設(shè)備、用品的登記、發(fā)放及日常維護(hù)保養(yǎng)工作；負(fù)責(zé)前臺(tái)日常工作，電話的接聽(tīng)、轉(zhuǎn)接，做好各種來(lái)電咨詢工作；負(fù)責(zé)來(lái)賓的接待、會(huì)議的安排；負(fù)責(zé)公司各種信件、快遞、報(bào)刊等的接收、登記、發(fā)放；根據(jù)不同行業(yè)公司的不同業(yè)務(wù)，做好行政后勤服務(wù)工作。
（八）客服
負(fù)責(zé)客戶日常咨詢及客戶投訴；負(fù)責(zé)產(chǎn)品介紹；建立客戶檔案；維護(hù)客戶關(guān)系。
（九）資料錄入員
（十）資料整理員
負(fù)責(zé)文件資料的收集、歸納、整理、立卷歸檔和保管工作；建立公司檔案管理規(guī)范、資料檢索規(guī)范。
三、文秘崗位能力需求分析
通過(guò)對(duì)招聘信息中的任職要求的歸納分析，我們總結(jié)出了各類(lèi)型文秘崗位的需求特點(diǎn)。
（一）需求行業(yè)
從招聘信息的投放密度來(lái)看，當(dāng)前文秘人員需求最強(qiáng)烈的五大行業(yè)是工業(yè)、批發(fā)業(yè)、零售業(yè)、軟件和信息技術(shù)服務(wù)業(yè)、信息傳輸業(yè)。
（二）需求層次
從職位高低而言，企業(yè)對(duì)高、中、低三層的文秘人員都有廣泛的需求：
高級(jí)文秘包括：辦公室主任、行政總監(jiān)；
中級(jí)文秘包括：秘書(shū)、助理等；
初級(jí)文秘包括：文員、前臺(tái)、行政專(zhuān)員、內(nèi)勤、資料錄入員、資料整理員等
（三）需求特點(diǎn)
（1）性別。大多數(shù)崗位沒(méi)有對(duì)性別提出特殊要求，但也有例外，從眾多用人單位中，有64家單位只招女秘書(shū)，34家要求“男性”，女秘書(shū)需求量更大。要求女性的文秘崗位大多是董事長(zhǎng)秘書(shū)、經(jīng)理秘書(shū)、傳媒公司總裁秘書(shū)及公司前臺(tái)等對(duì)個(gè)人形象、氣質(zhì)要求比較高的職位；要求男性的文秘崗位大多是保險(xiǎn)公司行政專(zhuān)員、金融業(yè)綜合管理部的總經(jīng)理秘書(shū)這類(lèi)涉及出差、工作艱苦的職位。
（2）年齡。本次調(diào)研中，有356家企業(yè)對(duì)崗位年齡做了要求，其余企業(yè)則年齡“不限”。從年齡的分布來(lái)看，前臺(tái)、文員崗位年齡要求一般在18-25歲；秘書(shū)、助理、行政專(zhuān)員、內(nèi)勤崗位年齡要求一般在25-35 歲；辦公室主任、行政主管一般要求在30-45歲?？梢?jiàn)，年齡越長(zhǎng)，由于心智更成熟，從業(yè)經(jīng)驗(yàn)越豐富，職務(wù)也相對(duì)更高，這體現(xiàn)了文秘人員“越老越吃香”的職業(yè)發(fā)展趨勢(shì)。
（3）形象。秘書(shū)、行政專(zhuān)員、文員、內(nèi)勤、助理、前臺(tái)、客服、辦公室主任等文秘類(lèi)崗位普遍要求應(yīng)聘者“形象好，氣質(zhì)佳”。特別是前臺(tái)崗位對(duì)外在形象的要求普遍比較高，不少公司還要求女性身高160cm 以上，皮膚白皙。辦公室主任（行政主管）的形象要求一般是“相貌端正、穩(wěn)重”。良好的形象有助于文秘人員服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、同事和客戶，同時(shí)會(huì)被視為企業(yè)形象的某種象征。
（4）學(xué)歷。在學(xué)歷要求方面，412家單位只要求中專(zhuān)或高中以上學(xué)歷，1644家單位要求大專(zhuān)學(xué)歷，623家單位要求本科學(xué)歷，還有18家單位要求碩士以上，其中杭州一家廣告公司的行政助理要求博士，其余企業(yè)則表示學(xué)歷“不限”。總的來(lái)看，大型企業(yè)比中小型企業(yè)對(duì)學(xué)歷要求更高，中小企業(yè)的秘書(shū)一般要求大專(zhuān)學(xué)歷，而大型企業(yè)的秘書(shū)則需要本科學(xué)歷；文秘高層級(jí)職位比低層級(jí)職位學(xué)歷要求更高，如文字錄入員、前臺(tái)、客服一般要求高中或中專(zhuān)以上學(xué)歷即可；文員、秘書(shū)、資料管理員要求大專(zhuān)以上學(xué)歷；一些助理、總裁秘書(shū)、董事長(zhǎng)秘書(shū)、總經(jīng)辦秘書(shū)、辦公室主任、行政主管學(xué)歷要求比較高，要本科，甚至碩士以上。
（5）工作經(jīng)驗(yàn)。絕大部分用人單位都對(duì)文秘人員的工作經(jīng)驗(yàn)提出了具體年限的要求或“有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先”，可以看出用人單位對(duì)工作經(jīng)驗(yàn)十分看重。其中1-3年工作經(jīng)驗(yàn)要求的多為文員、前臺(tái)、秘書(shū)崗位；3-5年要求的多為秘書(shū)、助理、行政專(zhuān)員、辦公室主任、行政主管崗位；5-10年及10年以上的都是辦公室主任、行政主管、行政總監(jiān)崗位。因此，秘書(shū)職位層級(jí)越高對(duì)從業(yè)者工作經(jīng)驗(yàn)的年限要求越長(zhǎng)。
除了文秘或行政相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)外，部分單位還提出了有一定行業(yè)從業(yè)經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先，如諸暨一家生物科技有限公司行政總監(jiān)崗位要求是“有生物監(jiān)測(cè)領(lǐng)域工作經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先考慮”。對(duì)于秘書(shū)職業(yè)，有行業(yè)背景，將擁有更美好的“錢(qián)景”。
能力要求見(jiàn)附表。
各類(lèi)型文秘崗位有一些共同的核心能力需求。良好的職業(yè)道德，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，細(xì)致耐心、積極主動(dòng)；有良好的組織、溝通能力和人際交往能力。性格外向開(kāi)朗，有親和力；熟練使用辦公軟件；有良好的口頭表達(dá)能力與文字表達(dá)能力。
不同層級(jí)的文秘崗位對(duì)從業(yè)人員能力要求不同。初級(jí)文秘崗位要求具備較為單一的業(yè)務(wù)技能，強(qiáng)調(diào)認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)致耐心、積極主動(dòng)的工作態(tài)度；中級(jí)文秘崗位要具備較強(qiáng)的文字表達(dá)和口頭表達(dá)能力、組織溝通能力、人際交往能力和辦公軟件操作能力，要求具備的是綜合性業(yè)務(wù)技能；高級(jí)文秘崗位則除了秘書(shū)專(zhuān)業(yè)知識(shí)與專(zhuān)業(yè)技能外，還需要了解管理、法律方面的知識(shí)，具備一定的管理經(jīng)驗(yàn)。
文員與助理崗位要求精通行業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)與技能。文員崗位與助理崗位的類(lèi)別繁多，文員有辦公室文員、倉(cāng)管文員、生產(chǎn)文員、出單文員、物流文員、銷(xiāo)售文員、人事文員、經(jīng)營(yíng)部標(biāo)書(shū)編制文員、項(xiàng)目文員、后勤文員等類(lèi)別；助理有行政助理、人事助理、銷(xiāo)售助理、財(cái)務(wù)助理、營(yíng)運(yùn)助理、采購(gòu)助理、項(xiàng)目助理、攝影助理等類(lèi)別，在能力要求上，根據(jù)實(shí)際崗位職責(zé)需要提出了不同業(yè)務(wù)、不同行業(yè)特有的能力要求。
對(duì)外語(yǔ)能力要么不做要求，要么提出了高要求。在眾多用人單位中，只有131家單位對(duì)文秘類(lèi)崗位的外語(yǔ)提出了要求，主要是外貿(mào)公司、合資公司、外資公司以及英語(yǔ)秘書(shū)崗位，對(duì)英語(yǔ)或日語(yǔ)提出要求，要求都比較高，要求“精通英語(yǔ)讀、寫(xiě)、聽(tīng)”；熟練的翻譯、口譯能力；英語(yǔ)四級(jí)、六級(jí)以上；日語(yǔ)一級(jí)以上。
參考文獻(xiàn)：
[1]王夢(mèng)禹.從中小型企業(yè)文秘人員需求試論教育機(jī)構(gòu)秘書(shū)人才培養(yǎng)[D].暨南大學(xué) 2013.
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