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秘書的電話禮儀

時(shí)間:2024-08-08 09:05:43 85

    秘書必備的電話禮儀kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      電話作為現(xiàn)代通訊聯(lián)絡(luò)的手段,在企業(yè)運(yùn)作中起著十分重要的作用,當(dāng)客戶第一次打電話到某公司時(shí),秘書明朗的聲音。下面是小編精心整理的秘書必備的電話禮儀,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

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      秘書必備的電話禮儀kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

     ?。ㄒ唬┲匾牡谝宦?span style="display:none">kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      當(dāng)打電話給某單位,若一接通,就能聽到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲,心 里一定會(huì)很愉快,使雙方對(duì)話能順利展開,對(duì)該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會(huì)給 對(duì)方留下完全不同的印象。同樣說:“你好, 這里是xx公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆,給對(duì)方留下好的印象,對(duì)方對(duì)其所在單位也會(huì)有好印象。因此要記住,接電話時(shí),應(yīng)有“代表單位形象”的意識(shí)。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

     ?。ǘ┮邢矏偟男那?span style="display:none">kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      打電話時(shí)要保持良好的心情,這樣即使對(duì)方看不見你,但是從歡快的語調(diào)中也會(huì)被你感染,給對(duì)方留下極佳的印象,由于面部表情會(huì)影響聲音的變化, 所以即使在電話中,也要抱著“對(duì)方看著”的心態(tài)去應(yīng)對(duì)。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

     ?。ㄈ┣逦骼实穆曇?span style="display:none">kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      打電話過程中絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食,即使是懶散的姿勢(shì)對(duì)方也能夠 “聽”得出來。如果你打電話的時(shí)候,彎著腰躺在椅子上,對(duì)方聽你的聲音就是懶散的,無精打采的,若坐姿端正,所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳,充滿活力。因 此打電話時(shí),即使看不見對(duì)方,也要當(dāng)作對(duì)方就在眼前,盡可能注意自己的姿勢(shì)。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

     ?。ㄋ模┭杆贉?zhǔn)確的接聽kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙,桌上往往會(huì)有兩三部電話,聽到電話鈴聲,應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽筒,最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種,若長時(shí)間無人接電話,或讓對(duì)方久等是很不禮貌的,對(duì)方在等待時(shí)心里會(huì)十分急躁,你的 單位會(huì)給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠(yuǎn),聽到電 話鈴聲后,附近沒有 其他人,應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒,這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應(yīng)該擁有的, 這樣的習(xí)慣是每個(gè)辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話 筒,應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼?,若電話響了許久,接起電話只是“喂”了一聲,對(duì)方會(huì) 十分不滿,會(huì)給對(duì)方留下惡劣的印象。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      (五)認(rèn)真清楚的記錄kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      隨時(shí)牢記5wih技巧,所謂5w1h是指① when何時(shí)② who何人③ where何地 ④ what何事⑤ why為什么⑥ how如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要 的。對(duì)打電話,接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備,有賴于 5wih技巧。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      (六)了解來電話的目的kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      上班時(shí)間打來的電話幾乎都與工作有關(guān),公司的每個(gè)電話都十分重要,不可敷衍,即使對(duì)方要找的人不在,切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時(shí)也要盡可能問清事由,避免誤事。首先應(yīng)了解對(duì)方來電的目的,如自己無法處理, 也應(yīng)認(rèn)真記錄下來,委婉地探求對(duì)方來電目的,就可不誤事而且贏得對(duì)方的好感。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

     ?。ㄆ撸祀娫捛暗亩Y貌kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      要結(jié)束電話交談時(shí),一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出,然后彼此客氣地道別, 說一聲“再見”,再掛電話,不可只管自己講完就掛斷電話。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      秘書的電話禮儀事項(xiàng)kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      ■ 通話時(shí)聲音不宜太大,讓對(duì)方聽得清楚就可以,否則對(duì)方會(huì)感覺不舒服,而且也會(huì)影響到辦公室里其他人的工作。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      ■ 接起電話時(shí)首先應(yīng)自報(bào)單位名稱及所屬部門。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      ■ 接聽電話時(shí),要詢問對(duì)方單位名稱及所屬部門,接轉(zhuǎn)電話時(shí)為指定受話人提供便利。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      ■ 當(dāng)對(duì)方要找的人不在時(shí),在不了解對(duì)方的動(dòng)機(jī)、目的是什么時(shí),請(qǐng)不要隨便傳話。未授權(quán)的情況下不要說出指定受話人的行蹤。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      ■ 當(dāng)你正在通電話,又碰上客人來訪時(shí),原則上應(yīng)先招待來訪客人,此時(shí)應(yīng)盡快和通話對(duì)方致歉,得到許可后掛斷電話。不過,電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時(shí),應(yīng)告知來訪的客人稍等,然后繼續(xù)通話。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      ■ 在電話中傳達(dá)事情時(shí),應(yīng)重復(fù)要點(diǎn),對(duì)于數(shù)字、日期、時(shí)間等,應(yīng)再次確認(rèn)以免出錯(cuò)。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      ■ 如果對(duì)方?jīng)]有報(bào)上自己的姓名,而直接詢問上司的去向,此時(shí)應(yīng)客氣而禮貌地詢問:"對(duì)不起,請(qǐng)問您是哪位?" ■ 要轉(zhuǎn)告正在接待客人的人有電話時(shí),最好不要口頭轉(zhuǎn)達(dá),可利用紙條傳遞口信,這樣不僅可以避免泄露秘密,也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      ■ 聽不清楚對(duì)方說話的內(nèi)容時(shí),最好不要猶豫,應(yīng)立即將狀況明確告知對(duì)方,請(qǐng)對(duì)方給予改善。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      ■ 如果電話突然發(fā)生故障導(dǎo)致通話中斷,此時(shí)務(wù)必?fù)Q另外的電話再撥給對(duì)方,向?qū)Ψ浇忉屒宄?span style="display:none">kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      ■ 掛斷電話前的禮貌不可忽視,要確定對(duì)方已掛斷電話,才能放下聽筒。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      秘書電話禮儀kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      因此秘書必須具有“我代表公司”的意識(shí),這樣,不但樹立了自己的良好的形象,同時(shí)也把自己公司的良好形象留給了對(duì)方。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      接聽電話第一聲應(yīng)說:“您好”,然后再報(bào)上本公司的名稱、自己所在的部門或姓名。作為秘書,應(yīng)掌握接電話的規(guī)范:kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      隨時(shí)保持笑容kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      打電話是從語言和聲調(diào)開始的。在接電話的過程中,你的眼睛、手勢(shì)以及各種形態(tài)的動(dòng)作,對(duì)方都看不到,因此這時(shí)打電話的語氣和聲調(diào)就顯得格外重要。人在微笑時(shí)說話的聲音,會(huì)使人感到柔和、舒服。所以,在接聽電話時(shí),應(yīng)隨時(shí)保持笑容。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      姿態(tài)正確,聲音清朗kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      在接聽電話中,雖然通話雙方互相看不到對(duì)方,但你的心理狀態(tài)、當(dāng)時(shí)的心情和心境,都會(huì)非常微妙而又非常真實(shí)地反映到語調(diào)、語氣上來,所以,在接聽電話時(shí),不可以有一副慵懶的姿態(tài)或者懶散的樣子。這樣,會(huì)使對(duì)方明顯地感覺到你對(duì)他的不尊重。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      不要讓電話鈴響的太久kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      電話鈴聲響兩下時(shí),要迅速拿起電話,這時(shí)一種避免讓對(duì)方久等的禮貌做法。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      如果在特殊情況下,鈴聲響幾聲后才接電話,應(yīng)向?qū)Ψ街虑?,這樣才會(huì)使對(duì)方對(duì)你產(chǎn)生良好印象,認(rèn)為你很有禮貌、很有修養(yǎng),同時(shí)也會(huì)對(duì)你的單位產(chǎn)生良好的印象。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      用左手我電話,右手執(zhí)筆kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      接聽公務(wù)電話時(shí),一定要用左手持話筒,右手執(zhí)筆,一邊交談,一邊記錄電話內(nèi)容。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      正確記錄所要傳達(dá)的事kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      企業(yè)電話講究效率第一,電話的記錄傳達(dá)宜求簡(jiǎn)潔明了,最忌諱拖泥帶水,不得要領(lǐng)。在做電話記錄時(shí),要記下何時(shí)、何人、何地、何事、如何處理等等。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      理智地回答一般性的詢問kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      對(duì)打錯(cuò)的電話表示諒解;對(duì)個(gè)人私事的來電簡(jiǎn)要回答;對(duì)電話騷擾不予理睬;對(duì)員工家庭急事予以緊急處理;對(duì)態(tài)度粗暴語言粗魯?shù)膩黼?,仍?yīng)保持你的禮貌和職業(yè)性語言,不和他爭(zhēng)辯和頂撞。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      記準(zhǔn)電話,以免打錯(cuò)kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      如果撥錯(cuò)號(hào)碼,應(yīng)禮貌地向?qū)Ψ降狼?,不可隨手掛機(jī),然后向?qū)Ψ秸f:“對(duì)不起”。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      選擇恰當(dāng)?shù)膿艽驎r(shí)間kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      如無緊急情況,一般白天應(yīng)在8點(diǎn)以后(假日在9點(diǎn)以后),夜間則在22點(diǎn)之前,以免打擾他人休息。有午睡的季節(jié),不應(yīng)在中午打電話,一般通話時(shí)間以3~5分鐘為宜,伎倆提高通話效率,減少占用時(shí)間。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      撥打電話前應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      通話以前,應(yīng)對(duì)談話內(nèi)容與目的做到胸有成竹,有的放矢,避免詞不達(dá)意,結(jié)結(jié)巴巴的通話。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      發(fā)傳真時(shí)的禮節(jié)kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      如發(fā)傳真,而對(duì)方使用的又是電話/傳真兩用機(jī),也就是兩種機(jī)器使用同一個(gè)電話號(hào)碼,你可先撥通對(duì)方號(hào)碼,通知對(duì)方:“您好,請(qǐng)打開傳真機(jī),我有傳真件發(fā)給您,謝謝?!贝鷻C(jī)中聽見尖利獨(dú)特的傳真記號(hào)時(shí),便可發(fā)送傳真件。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      代撥電話的禮節(jié)kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      如果是為上司或同事代撥電話,接通電話后先確認(rèn)對(duì)方身份,然后客氣地請(qǐng)對(duì)方稍后,告訴對(duì)方誰要和其通話,然后把電話轉(zhuǎn)給有關(guān)人員或用手捂住話筒請(qǐng)委托者來接電話。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      在辦公室內(nèi)避免打私人電話kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      不可占用公司電話談個(gè)人私事,更不允許在工作時(shí)間通過電話與親朋好友聊天。kLy萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

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