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秘書的電話禮儀

時間:2024-08-08 09:05:43 91

    秘書必備的電話禮儀Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      電話作為現(xiàn)代通訊聯(lián)絡(luò)的手段,在企業(yè)運作中起著十分重要的作用,當客戶第一次打電話到某公司時,秘書明朗的聲音。下面是小編精心整理的秘書必備的電話禮儀,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

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      秘書必備的電話禮儀Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

     ?。ㄒ唬┲匾牡谝宦?span style="display:none">Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      當打電話給某單位,若一接通,就能聽到對方親切、優(yōu)美的招呼聲,心 里一定會很愉快,使雙方對話能順利展開,對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給 對方留下完全不同的印象。同樣說:“你好, 這里是xx公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆,給對方留下好的印象,對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住,接電話時,應(yīng)有“代表單位形象”的意識。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

     ?。ǘ┮邢矏偟男那?span style="display:none">Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      打電話時要保持良好的心情,這樣即使對方看不見你,但是從歡快的語調(diào)中也會被你感染,給對方留下極佳的印象,由于面部表情會影響聲音的變化, 所以即使在電話中,也要抱著“對方看著”的心態(tài)去應(yīng)對。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

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      打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食,即使是懶散的姿勢對方也能夠 “聽”得出來。如果你打電話的時候,彎著腰躺在椅子上,對方聽你的聲音就是懶散的,無精打采的,若坐姿端正,所發(fā)出的聲音也會親切悅耳,充滿活力。因 此打電話時,即使看不見對方,也要當作對方就在眼前,盡可能注意自己的姿勢。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

     ?。ㄋ模┭杆贉蚀_的接聽Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙,桌上往往會有兩三部電話,聽到電話鈴聲,應(yīng)準確迅速地拿起聽筒,最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種,若長時間無人接電話,或讓對方久等是很不禮貌的,對方在等待時心里會十分急躁,你的 單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠,聽到電 話鈴聲后,附近沒有 其他人,應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒,這樣的態(tài)度是每個人都應(yīng)該擁有的, 這樣的習(xí)慣是每個辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話 筒,應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼福綦娫掜懥嗽S久,接起電話只是“喂”了一聲,對方會 十分不滿,會給對方留下惡劣的印象。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

     ?。ㄎ澹┱J真清楚的記錄Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      隨時牢記5wih技巧,所謂5w1h是指① when何時② who何人③ where何地 ④ what何事⑤ why為什么⑥ how如何進行。在工作中這些資料都是十分重要 的。對打電話,接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備,有賴于 5wih技巧。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

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      上班時間打來的電話幾乎都與工作有關(guān),公司的每個電話都十分重要,不可敷衍,即使對方要找的人不在,切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要盡可能問清事由,避免誤事。首先應(yīng)了解對方來電的目的,如自己無法處理, 也應(yīng)認真記錄下來,委婉地探求對方來電目的,就可不誤事而且贏得對方的好感。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

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      要結(jié)束電話交談時,一般應(yīng)當由打電話的一方提出,然后彼此客氣地道別, 說一聲“再見”,再掛電話,不可只管自己講完就掛斷電話。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      秘書的電話禮儀事項Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      ■ 通話時聲音不宜太大,讓對方聽得清楚就可以,否則對方會感覺不舒服,而且也會影響到辦公室里其他人的工作。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      ■ 接起電話時首先應(yīng)自報單位名稱及所屬部門。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      ■ 接聽電話時,要詢問對方單位名稱及所屬部門,接轉(zhuǎn)電話時為指定受話人提供便利。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      ■ 當對方要找的人不在時,在不了解對方的動機、目的是什么時,請不要隨便傳話。未授權(quán)的情況下不要說出指定受話人的行蹤。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      ■ 當你正在通電話,又碰上客人來訪時,原則上應(yīng)先招待來訪客人,此時應(yīng)盡快和通話對方致歉,得到許可后掛斷電話。不過,電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時,應(yīng)告知來訪的客人稍等,然后繼續(xù)通話。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      ■ 在電話中傳達事情時,應(yīng)重復(fù)要點,對于數(shù)字、日期、時間等,應(yīng)再次確認以免出錯。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      ■ 如果對方?jīng)]有報上自己的姓名,而直接詢問上司的去向,此時應(yīng)客氣而禮貌地詢問:"對不起,請問您是哪位?" ■ 要轉(zhuǎn)告正在接待客人的人有電話時,最好不要口頭轉(zhuǎn)達,可利用紙條傳遞口信,這樣不僅可以避免泄露秘密,也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      ■ 聽不清楚對方說話的內(nèi)容時,最好不要猶豫,應(yīng)立即將狀況明確告知對方,請對方給予改善。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      ■ 如果電話突然發(fā)生故障導(dǎo)致通話中斷,此時務(wù)必換另外的電話再撥給對方,向?qū)Ψ浇忉屒宄?span style="display:none">Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      ■ 掛斷電話前的禮貌不可忽視,要確定對方已掛斷電話,才能放下聽筒。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      秘書電話禮儀Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      因此秘書必須具有“我代表公司”的意識,這樣,不但樹立了自己的良好的形象,同時也把自己公司的良好形象留給了對方。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      接聽電話第一聲應(yīng)說:“您好”,然后再報上本公司的名稱、自己所在的部門或姓名。作為秘書,應(yīng)掌握接電話的規(guī)范:Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      隨時保持笑容Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      打電話是從語言和聲調(diào)開始的。在接電話的過程中,你的眼睛、手勢以及各種形態(tài)的動作,對方都看不到,因此這時打電話的語氣和聲調(diào)就顯得格外重要。人在微笑時說話的聲音,會使人感到柔和、舒服。所以,在接聽電話時,應(yīng)隨時保持笑容。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      姿態(tài)正確,聲音清朗Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      在接聽電話中,雖然通話雙方互相看不到對方,但你的心理狀態(tài)、當時的心情和心境,都會非常微妙而又非常真實地反映到語調(diào)、語氣上來,所以,在接聽電話時,不可以有一副慵懶的姿態(tài)或者懶散的樣子。這樣,會使對方明顯地感覺到你對他的不尊重。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      不要讓電話鈴響的太久Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      電話鈴聲響兩下時,要迅速拿起電話,這時一種避免讓對方久等的禮貌做法。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      如果在特殊情況下,鈴聲響幾聲后才接電話,應(yīng)向?qū)Ψ街虑福@樣才會使對方對你產(chǎn)生良好印象,認為你很有禮貌、很有修養(yǎng),同時也會對你的單位產(chǎn)生良好的印象。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      用左手我電話,右手執(zhí)筆Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      接聽公務(wù)電話時,一定要用左手持話筒,右手執(zhí)筆,一邊交談,一邊記錄電話內(nèi)容。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      正確記錄所要傳達的事Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      企業(yè)電話講究效率第一,電話的記錄傳達宜求簡潔明了,最忌諱拖泥帶水,不得要領(lǐng)。在做電話記錄時,要記下何時、何人、何地、何事、如何處理等等。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      理智地回答一般性的詢問Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      對打錯的電話表示諒解;對個人私事的來電簡要回答;對電話騷擾不予理睬;對員工家庭急事予以緊急處理;對態(tài)度粗暴語言粗魯?shù)膩黼姡詰?yīng)保持你的禮貌和職業(yè)性語言,不和他爭辯和頂撞。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      記準電話,以免打錯Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      如果撥錯號碼,應(yīng)禮貌地向?qū)Ψ降狼?,不可隨手掛機,然后向?qū)Ψ秸f:“對不起”。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      選擇恰當?shù)膿艽驎r間Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      如無緊急情況,一般白天應(yīng)在8點以后(假日在9點以后),夜間則在22點之前,以免打擾他人休息。有午睡的季節(jié),不應(yīng)在中午打電話,一般通話時間以3~5分鐘為宜,伎倆提高通話效率,減少占用時間。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      撥打電話前應(yīng)做好充分的準備Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      通話以前,應(yīng)對談話內(nèi)容與目的做到胸有成竹,有的放矢,避免詞不達意,結(jié)結(jié)巴巴的通話。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      發(fā)傳真時的禮節(jié)Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      如發(fā)傳真,而對方使用的又是電話/傳真兩用機,也就是兩種機器使用同一個電話號碼,你可先撥通對方號碼,通知對方:“您好,請打開傳真機,我有傳真件發(fā)給您,謝謝?!贝鷻C中聽見尖利獨特的傳真記號時,便可發(fā)送傳真件。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      代撥電話的禮節(jié)Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      如果是為上司或同事代撥電話,接通電話后先確認對方身份,然后客氣地請對方稍后,告訴對方誰要和其通話,然后把電話轉(zhuǎn)給有關(guān)人員或用手捂住話筒請委托者來接電話。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      在辦公室內(nèi)避免打私人電話Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

      不可占用公司電話談個人私事,更不允許在工作時間通過電話與親朋好友聊天。Par萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

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