企業(yè)文化管理方案篇1
【關(guān)鍵詞】信息；檔案管理；中小企業(yè)
我國(guó)近年市場(chǎng)化經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中，大批的中小型企業(yè)如雨后春筍不斷涌現(xiàn)，這些企業(yè)規(guī)模不大，人數(shù)不多，三四百人或者還少。一部分是從早期的小手工作坊的基礎(chǔ)上演變和發(fā)展起來(lái)的企業(yè)，另一部分是從新興產(chǎn)業(yè)發(fā)展起來(lái)的具有現(xiàn)代化和國(guó)際化特征的企業(yè)，如高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域的企業(yè)。對(duì)于從手工作坊演變過(guò)來(lái)的企業(yè)，一般最初的組織領(lǐng)導(dǎo)者文化水平較低，沒(méi)有明確的管理存檔意識(shí)，更沒(méi)有常設(shè)的檔案管理機(jī)構(gòu)。對(duì)于新興的中小企業(yè)，雖然在全球信息化大潮的不斷沖擊下，開始注重檔案管理建設(shè)，但由于檔案管理人員、技術(shù)和制度的嚴(yán)重缺乏，許多中小企業(yè)面臨檔案管理明顯落后。總體來(lái)看，中小企業(yè)普遍存在檔案管理不善的問(wèn)題，有些雖然意識(shí)到了檔案管理的不足，但不知如何更新檔案管理，大大地制約了企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，甚至成為企業(yè)發(fā)展的瓶頸。本研究系統(tǒng)分析了中小企業(yè)檔案管理的特性和存在的明顯問(wèn)題，提出了如何在信息時(shí)代進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理的思路，為促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化、國(guó)際化和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有非常重要的意義。
一、中小型企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)
我國(guó)雖然很早就有檔案管理的概念和實(shí)踐活動(dòng)，但由于管理總體落后的基本國(guó)情，檔案管理很難在中小企業(yè)中得到重視。一般中小型企業(yè)的發(fā)展早期很少注重檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，也舍不得投入大量資金進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理，造成了其在發(fā)展過(guò)程中的一定階段具有的如下明顯特性：
1．檔案管理概念不清。由于對(duì)檔案管理的作用不明確，導(dǎo)致對(duì)檔案管理不重視和概念不清。許多中小企業(yè)的負(fù)責(zé)人對(duì)檔案的了解還只限于原始的人事檔案的范圍。實(shí)際上，現(xiàn)代企業(yè)的檔案發(fā)展歷程包含了更廣泛的概念范疇，例如客戶檔案，文化建設(shè)檔案、財(cái)務(wù)檔案和業(yè)務(wù)檔案等。實(shí)際情況是大多數(shù)中小企業(yè)的檔案內(nèi)容中，距今越遠(yuǎn)、案卷越薄、內(nèi)容越少，有些內(nèi)容甚至消逝了，檔案管理的概念總體上是模糊的。
2．不重視文秘人員的重要性和規(guī)范檔案管理的作用。中小企業(yè)發(fā)展初期通常存在人員流動(dòng)性大，管理干部不穩(wěn)定，文秘檔案管理人員變化也快，使檔案管理沒(méi)有延續(xù)性；同時(shí)文秘人員的水平不一有的甚至沒(méi)有專業(yè)的文秘訓(xùn)練，對(duì)文件價(jià)值的認(rèn)識(shí)不同，鑒定方法和處理手段不盡一致，所以能保留下來(lái)的材料就更少了。同時(shí)導(dǎo)致僅存的文件中不規(guī)范。如會(huì)議記錄的格式不一致，內(nèi)容不全，日期不明等，有些文件編號(hào)也不系統(tǒng)，甚至無(wú)編號(hào)、批示及處理結(jié)果。企業(yè)沒(méi)有檔案管理，如同沒(méi)有企業(yè)歷史，更無(wú)從談起企業(yè)文化和企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。企業(yè)發(fā)展的歷史記錄不全，如廠區(qū)舊址無(wú)照片；老產(chǎn)品無(wú)照片等等。這些均需檔案人員多方尋覓并采取補(bǔ)救措施，盡可能地查尋到保存下早期的這些珍貴檔案。
3．沒(méi)有獨(dú)立的文秘檔案辦公機(jī)構(gòu)。中小企業(yè)的廠長(zhǎng)辦公室是廠長(zhǎng)管理的龍頭，通常以廠長(zhǎng)辦公室為核心附設(shè)檔案管理辦公室。廠長(zhǎng)辦公室也是在與橫向科室的日常交流中最為廣泛，相關(guān)文件內(nèi)容具有權(quán)威性和最終決定性。廠長(zhǎng)辦公室所管理的工作面廣，可能保存的真實(shí)記錄最多，廠領(lǐng)導(dǎo)一般都將重要文件交文書保存，所以廠辦往往存有當(dāng)年各類現(xiàn)行文書，如各類上級(jí)文件、批復(fù)，行政會(huì)議記錄；制定的各項(xiàng)規(guī)章制度的原稿、打印稿；外事活動(dòng)記錄；民事糾紛調(diào)解記錄；各種許可證、合格證、代碼證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、各類獲獎(jiǎng)證書獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)牌等等。但是，由于缺乏系統(tǒng)的檔案管理概念，其他許多檔案信息，如商業(yè)往來(lái)，客戶資料、市場(chǎng)信息等重要的關(guān)系企業(yè)發(fā)展的檔案沒(méi)有統(tǒng)一和有效的管理。
二、中小企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題
1．檔案管理滯后。企業(yè)發(fā)展的早期，中小企業(yè)的檔案管理工作多局限于記錄日常的一些企業(yè)文件。當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定的階段，這種原始的記錄行為不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高節(jié)奏、快速和高效的信息化處理方式，檔案管理已經(jīng)大大落后于企業(yè)的發(fā)展，并制約了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。企業(yè)的高層管理人員應(yīng)該意識(shí)到檔案管理不僅要為企業(yè)保存有價(jià)值的各種的原始記錄以供查考利用，同時(shí)應(yīng)重視檔案管理工作，并積極提供檔案利用，優(yōu)化企業(yè)發(fā)展決策。例如通過(guò)檔案管理，找出工作中的不足，加強(qiáng)信息利用，以避免企業(yè)不必要的經(jīng)濟(jì)損失。對(duì)過(guò)去的工作進(jìn)行分析總結(jié)，努力降低成本和提高產(chǎn)品質(zhì)量，維護(hù)企業(yè)品牌和知名度，為企業(yè)規(guī)?；l(fā)展和市場(chǎng)產(chǎn)品占領(lǐng)率的提高做出貢獻(xiàn)。
2．檔案管理人員的素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平低下。中小企業(yè)檔案管理雖然逐步得到了重視，但由于缺乏高水平的管理人員，作為一個(gè)獨(dú)立的管理部門，檔案人員不應(yīng)滿足于上崗培訓(xùn)的最低標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)全面掌握檔案管理的理論知識(shí)和實(shí)際操作能力，熱愛(ài)檔案管理工作，能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的軟件和硬件，努力提高檔案管理人員素質(zhì)和實(shí)際管理水平。
3．檔案管理服務(wù)功能缺失。檔案是一個(gè)龐大的信息庫(kù)，如果能夠?qū)⑾嚓P(guān)有用信息服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，將能夠發(fā)揮極大的作用。然而目前的普遍情況是各種信息是或者還是記錄在冊(cè)的文件和卷宗，沒(méi)有進(jìn)行技術(shù)機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)信息化管理，或者比較零散地儲(chǔ)存在眾多的單體檔案中的，查閱很不方便。未來(lái)的發(fā)展要求檔案管理人員把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來(lái)，能夠提供充分的已有的信息為企業(yè)相關(guān)人員提供參考，發(fā)揮檔案的信息作用和價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展提供便利條件。另一方面，通過(guò)檔案管理發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)。例如，通過(guò)綜合國(guó)內(nèi)外新技術(shù)資料和發(fā)展?fàn)顩r，了解本行業(yè)最新市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等。
4．檔案管理缺乏安全措施。檔案管理的安全危及企業(yè)的安全，如新的設(shè)計(jì)技術(shù)，企業(yè)的合同，規(guī)劃等資料是企業(yè)發(fā)展的命脈，必須有安全的管理措施保證檔案管理。檔案安全涉及檔案工作的各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)。確保檔案安全是檔案工作的永恒主題，也是檔案工作者的首要職責(zé)。要從人員、制度、設(shè)施、和信息保護(hù)技術(shù)等各個(gè)方面最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命，保證檔案實(shí)體和檔案信息的安全。
三、企業(yè)檔案信息化檔案管理的發(fā)展過(guò)程及途徑
企業(yè)檔案信息化已成為企業(yè)信息化的重要部分，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)也為檔案信息開發(fā)提供了技術(shù)支持。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，檔案信息載體的形態(tài)正在發(fā)生變化，檔案信息正在向數(shù)字化發(fā)展。企業(yè)檔案部門要抓住企業(yè)信息化建設(shè)的機(jī)遇，根據(jù)檔案管理的要求，對(duì)企業(yè)信息化規(guī)劃和建設(shè)提出檔案管理需求。從中小企業(yè)檔案管理的發(fā)展來(lái)看，必須遵循如下發(fā)展途徑。
（一）不斷創(chuàng)新檔案管理，提高信息服務(wù)質(zhì)量
檔案資源的管理正朝著信息化管理方向發(fā)展，也為檔案信息資源的開發(fā)利用提出了挑戰(zhàn)。如何有效利用檔案資源是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、緊迫的、艱巨的檔案管理任務(wù)。必須不斷挖掘和加工檔案信息資源，使加工出來(lái)的檔案信息更好地為企業(yè)服務(wù)，充分體現(xiàn)其作用和價(jià)值。企業(yè)檔案部門要把握企業(yè)信息化帶來(lái)的企業(yè)管理的新思想、新模式，樹立創(chuàng)新愈識(shí)，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案制度創(chuàng)新和管理方法創(chuàng)新。此外，在服務(wù)方法上要逐步實(shí)現(xiàn)與計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，采用以數(shù)據(jù)庫(kù)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息利用技術(shù)形成高效的網(wǎng)絡(luò)查詢和信息更新模式。
（二）規(guī)范企業(yè)信息的數(shù)據(jù)庫(kù)管理，實(shí)現(xiàn)信息共享
數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息資源共享體系建設(shè)的核心，用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)組織信息資源可極大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。建立數(shù)據(jù)庫(kù)是網(wǎng)絡(luò)信息資源組織的重要方式，這種方式就是將要處理的數(shù)據(jù)經(jīng)合理分類和規(guī)范化處理之后，以記錄的形式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中。數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融合極大地方便了檔案信息資源的開發(fā)利用，提高了效率。通過(guò)完善檔案目錄中心以及全文檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)各部門檔案信息化。同時(shí)企業(yè)檔案信息化建設(shè)要認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一的信息采集、交換標(biāo)準(zhǔn)，維護(hù)數(shù)據(jù)的一致性、安全性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息高度集成與高效、安全傳遞，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息化的作用?，F(xiàn)代企業(yè)可通過(guò)建立檔案網(wǎng)頁(yè)，開展電子文件的自動(dòng)上傳收集和在線服務(wù)。隨著企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。同時(shí)建立電子文件數(shù)據(jù)管理中心，使檔案部門與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。
（三）健全檔案管理制度，加強(qiáng)信息安全
信息化環(huán)境下，企業(yè)必須通過(guò)技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新等方式，改變傳統(tǒng)落后的企業(yè)管理模式，建立科學(xué)的現(xiàn)代企業(yè)管理體制和檔案管理制度。通過(guò)建立和健全適應(yīng)企業(yè)信息化環(huán)境下的檔案管理例度，保證企業(yè)檔案工作在企業(yè)信息化環(huán)境下有序地發(fā)展。規(guī)范檔案管理、企業(yè)信息化也是建設(shè)科學(xué)、規(guī)范和嚴(yán)格的企業(yè)基礎(chǔ)管理的過(guò)程。因此，企業(yè)檔案部門應(yīng)積極參與國(guó)際質(zhì)量認(rèn)證體系的達(dá)標(biāo)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件、檔案的制度化、規(guī)范化管理。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)電子文件形成、存儲(chǔ)、傳輸、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、存儲(chǔ)介質(zhì)等各個(gè)方面的保密防范，嚴(yán)防電子文件被竊密。加強(qiáng)機(jī)關(guān)內(nèi)部管理，層層落實(shí)檔案安全責(zé)任制，層層簽訂檔案安全保密承諾書。建立檔案安全保密記錄，使檔案安全事故發(fā)生后可以進(jìn)行追溯性檢查甚至追回檔案。
（四）強(qiáng)化檔案人員的素質(zhì)和管理水平
隨著現(xiàn)代化技術(shù)在檔案部門的應(yīng)用和普及，對(duì)檔案工作者的要求也越來(lái)越高。從事檔案管理的工作人員，需要不斷提高自身素質(zhì)，掌握熟練計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件的專業(yè)技術(shù)，不斷提高現(xiàn)代化管理的技能，提高檔案資源的使用效率與效益。同時(shí)，重視檔案人員的繼續(xù)教育工作，普及現(xiàn)代檔案科學(xué)技術(shù)知識(shí)，讓檔案工作者具有現(xiàn)代化的發(fā)展眼光，以滿足檔案管理的高永平持續(xù)發(fā)展的需要。
綜上所述，中小企業(yè)檔案部門應(yīng)樹立全新的檔案管理工作理念，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息的管理開發(fā)和利用，不斷加強(qiáng)提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)，才能應(yīng)對(duì)信息化給企業(yè)檔案管理帶來(lái)的巨大變革。
參 考 文 獻(xiàn)
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企業(yè)文化管理方案篇2
摘要：本文論述了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性，指出信息化建設(shè)過(guò)程存在的問(wèn)題，提出當(dāng)前實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的有效途徑。
關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案信息化
企業(yè)檔案信息化就是利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的存儲(chǔ)、管理和利用，提高企業(yè)檔案管理效率和信息的利用率，為企業(yè)發(fā)展提供方便、快捷的信息支撐，實(shí)現(xiàn)最大的經(jīng)濟(jì)效益。
一、 企業(yè)檔案信息化的必要性
1. 企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)文檔一體化辦公趨勢(shì)加強(qiáng)的重要選擇。隨著電子文件的出現(xiàn)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，文檔一體化已成為企業(yè)檔案信息化發(fā)展方向，它使檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)生產(chǎn)管理、經(jīng)營(yíng)管理、文書處理等各項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫銜接和高效管理，提高工作效率，降低企業(yè)成本。但是，我國(guó)企業(yè)檔案信息化程度較低，檔案工作在實(shí)現(xiàn)與企業(yè)生產(chǎn)管理、經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)銜接方面仍存在重重困難，因此，在企業(yè)文檔一體化趨勢(shì)不斷加強(qiáng)的情況下，加快檔案信息化建設(shè)將成為企業(yè)追求發(fā)展的重要選擇。
2. 企業(yè)檔案信息化建設(shè)是增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的重要途徑。信息時(shí)代的到來(lái)為企業(yè)帶來(lái)機(jī)遇和挑戰(zhàn)，每個(gè)企業(yè)都希望在第一時(shí)間了解和掌握重要的市場(chǎng)信息，以及自身的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)。市場(chǎng)信息的時(shí)效性、準(zhǔn)確性、全面性要求企業(yè)具有強(qiáng)大的能夠?qū)ν獠肯嚓P(guān)信息進(jìn)行收集、存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)庫(kù)，了解自身相關(guān)的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)要求企業(yè)具有完善的檔案管理系統(tǒng)，及時(shí)收集歸檔企業(yè)所有檔案信息，并對(duì)所有信息進(jìn)行全面分析、比較分析，從而在最短的時(shí)間內(nèi)得出科學(xué)準(zhǔn)確的結(jié)果，為企業(yè)決策提供充分的依據(jù)。因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)是增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的重要途徑。
二、 企業(yè)檔案信息化存在的問(wèn)題
1. 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范不統(tǒng)一。多數(shù)大中型企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范存在差異，企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部各單位的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范也未統(tǒng)一，檔案數(shù)據(jù)格式、著錄信息的內(nèi)容不同，就會(huì)造成數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)丟失。在信息化建設(shè)過(guò)程中，不僅需要對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行更改與遷移，也需要對(duì)正在形成的數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范管理，因此，在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的統(tǒng)一成為檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的內(nèi)在要求。
2. 企業(yè)的檔案觀念落后于檔案信息化建設(shè)發(fā)展要求。目前，企業(yè)檔案管理人員仍堅(jiān)持僅提供檔案查詢利用服務(wù)，很少考慮積極為企業(yè)發(fā)展，為社會(huì)提供信息查詢的問(wèn)題，“多一事不如少一事”的思想束縛了企業(yè)檔案管理工作的深入發(fā)展。檔案信息化建設(shè)需要專業(yè)的檔案人員，需要先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，但處于企業(yè)管理邊緣化的檔案管理工作未能得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，這讓檔案管理人員缺少積極服務(wù)，加快檔案信息化建設(shè)的勇氣與信心。
3. 企業(yè)管理流程未涉及檔案管理流程成為檔案信息化建設(shè)的主要障礙。很多企業(yè)的管理流程大多只是業(yè)務(wù)管理、經(jīng)營(yíng)管理流程，整個(gè)管理流程未涉及檔案管理流程，因此，檔案管理只能依靠檔案室人員的努力，進(jìn)行簡(jiǎn)單的字段信息著錄，檔案管理系統(tǒng)未能實(shí)現(xiàn)與整個(gè)企業(yè)管理系統(tǒng)的集成，成為企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要障礙。
三、 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效途徑
1. 制定檔案信息化建設(shè)的制度與方案，加強(qiáng)質(zhì)量控制。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的基礎(chǔ)，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，就無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的整合與共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息建設(shè)。因此，企業(yè)在開展檔案信息化建設(shè)之初，就應(yīng)制定檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等制度，從根本上解決檔案數(shù)字化、信息化問(wèn)題。依據(jù)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)制度，制定檔案信息化建設(shè)方案。檔案信息化建設(shè)方案的制定有利于企業(yè)從宏觀與微觀兩個(gè)方面全面的考慮檔案信息化建設(shè)的意義與措施，從企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度推動(dòng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。
2. 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，培養(yǎng)積極服務(wù)企業(yè)和社會(huì)的思想。首先，要樹立開放意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)服務(wù)為“面向社會(huì)，多方聯(lián)系，圍繞企業(yè)中心工作”的主動(dòng)服務(wù)思想，只有這樣，才能使檔案工作不再局限于提供簡(jiǎn)單的檔案查詢利用服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源深層次挖掘。為此，企業(yè)檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，充分認(rèn)識(shí)到檔案及其信息化的重要性，將檔案信息化工作作為一項(xiàng)重要的戰(zhàn)略工作，加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入，通過(guò)多種途徑實(shí)現(xiàn)檔案信息化，加快檔案信息化建設(shè)，以更有效地利用檔案資源為企業(yè)、社會(huì)提供多元化的信息服務(wù)。
3. 培養(yǎng)專業(yè)的檔案人才。培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的堅(jiān)強(qiáng)支柱。檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)需要檔案人員提出需求分析、模塊設(shè)計(jì)等要求，檔案信息化建設(shè)需要檔案人員的專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)雙方的有效溝通與合作，共同建設(shè)一個(gè)符合企業(yè)發(fā)展和檔案管理的檔案信息系統(tǒng)。
4. 提升企業(yè)管理。通過(guò)流程再造提升企業(yè)管理，是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的基礎(chǔ)條件。面向信息化時(shí)代，企業(yè)應(yīng)從自身的主要業(yè)務(wù)及相關(guān)業(yè)務(wù)出發(fā)，認(rèn)真梳理企業(yè)各項(xiàng)流程，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)銜接，使文件通過(guò)檔案人員審核合格后，直接歸檔，為檔案信息化建設(shè)奠定資源基礎(chǔ)。某企業(yè)檔案館檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了各業(yè)務(wù)部門形成的文件在辦理結(jié)束之后，通過(guò)文件管理系統(tǒng)直接歸入檔案管理系統(tǒng)的整編庫(kù)，檔案管理人員通過(guò)對(duì)整編庫(kù)的待歸檔檔案進(jìn)行審核，將各項(xiàng)信息填寫合格的文件歸入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，未合格的文件則返退給業(yè)務(wù)部門，再由業(yè)務(wù)部門進(jìn)行修改。從而，實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的有效銜接，實(shí)現(xiàn)了文件的隨辦隨歸，能夠及時(shí)的確保檔案歸檔的準(zhǔn)確性、完整性。
5. 實(shí)現(xiàn)資源整合。收集社會(huì)關(guān)于本企業(yè)、本行業(yè)的相關(guān)政策、制度、發(fā)展情況等信息，以豐富檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)資源整合，是更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的重要信息基礎(chǔ)。某企業(yè)檔案館根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)、行業(yè)特點(diǎn)收集了相關(guān)政策、制度，在檔案管理系統(tǒng)中建立了政策制度模塊，以供專業(yè)人士查詢利用。同時(shí)，為豐富館藏資源，除了管理本企業(yè)形成的所有檔案外，還收集存儲(chǔ)了國(guó)內(nèi)外重大報(bào)刊、媒體對(duì)本企業(yè)的報(bào)道，為企業(yè)發(fā)展奠定了豐富的信息資源基礎(chǔ)。（作者單位：國(guó)家電網(wǎng)公司檔案館）
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企業(yè)文化管理方案篇3
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化；管理方案
DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.04.202
0 引言
企業(yè)在處理日常工作管理事務(wù)中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項(xiàng)重要的文書處理工作。實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，是促進(jìn)企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，積極創(chuàng)新方法，利用先進(jìn)管理手段和技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理效率[1]。
1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結(jié)合經(jīng)驗(yàn)和規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉(zhuǎn)變，進(jìn)行檔案資料管理升級(jí)，綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。如果企業(yè)對(duì)文書管理工作不夠重視，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)性的管理工作，如果檔案人員沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，就會(huì)導(dǎo)致對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、管理知識(shí)缺乏等情況。同時(shí)企業(yè)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能培訓(xùn)安排不潁難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)模式不同，因而檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)也不同，這就導(dǎo)致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應(yīng)所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達(dá)到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和基礎(chǔ)性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費(fèi)[2]。
2 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方法
2.1 轉(zhuǎn)變觀念，不斷學(xué)習(xí)
在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關(guān)人員不斷地進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，對(duì)于檔案資料管理的基礎(chǔ)性理論知識(shí)熟練掌握。另外對(duì)于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時(shí)轉(zhuǎn)變，認(rèn)識(shí)到文書處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關(guān)鍵部分，對(duì)于檔案管理要結(jié)合實(shí)際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術(shù)水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過(guò)程中，不能一味的收納所有資料，需要對(duì)其進(jìn)行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點(diǎn)，保存具有利用和參考價(jià)值的檔案，在改進(jìn)信息檢索方法的基礎(chǔ)上，提高管理能力和管理質(zhì)量。企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，需要與時(shí)俱進(jìn)，在現(xiàn)代技術(shù)水平的進(jìn)步中，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，促進(jìn)企業(yè)檔案資料管理水平的提高。
2.2 一體化管理模式
在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對(duì)搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分處理，例如對(duì)于不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進(jìn)行保管，可直接銷毀；對(duì)于具有重要的文書保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務(wù)處理等資料則需要重點(diǎn)保管，實(shí)行長(zhǎng)期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復(fù)雜，對(duì)于不同性質(zhì)的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質(zhì)量。集成管理是指在實(shí)際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強(qiáng)化工作嚴(yán)謹(jǐn)性，減少疏漏，同時(shí)需要將檔案管理形式和觀念進(jìn)行延伸，減少重復(fù)性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系，促進(jìn)合作與交流，提高信息的共享率[3]。
2.3 完善制度規(guī)范
企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理離不開具體規(guī)章制度的約束。在實(shí)踐工作中，要將檔案管理的原則性內(nèi)容進(jìn)行制度化規(guī)定，對(duì)于不同類別和用途的資料需要進(jìn)行人員區(qū)分管理和專項(xiàng)管理，提高檔案管理質(zhì)量。文書管理工作主要就是資料的收集、分類和歸檔保存，對(duì)于資料的收集歸檔過(guò)程需要嚴(yán)格按照步驟進(jìn)行。例如在企業(yè)的文書管理中，需要根據(jù)文件內(nèi)容和問(wèn)題進(jìn)行分類。主要檔案類型分為請(qǐng)示、通知、批復(fù)、信函、決定、會(huì)議記錄等。可以對(duì)資料的保管期限進(jìn)行劃分，可分為永久、長(zhǎng)期、短期等，保管期限到了再分析決定是長(zhǎng)期保管還是永久銷毀，便于今后在企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中對(duì)資料進(jìn)行查找利用。對(duì)于紙質(zhì)材料和電子版材料，都需要進(jìn)行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進(jìn)行制度化規(guī)范，有利于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展[4]。
2.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施
企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作是加強(qiáng)軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)。軟件設(shè)施主要是指企業(yè)需要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，加強(qiáng)企業(yè)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術(shù)；硬件設(shè)施方面，企業(yè)需要對(duì)檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和更新，提高管理專業(yè)化、技術(shù)化。同時(shí)在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵(lì)各部門加強(qiáng)溝通和交流，實(shí)現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建立旨在通過(guò)規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制，提高企業(yè)管理水平和管理效率[5]。
3 結(jié)語(yǔ)
企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要內(nèi)容，在新時(shí)期企業(yè)發(fā)展模式和發(fā)展理念下，需要不斷發(fā)揮創(chuàng)新精神，善于利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，提高網(wǎng)絡(luò)信息使用水平，提高企業(yè)檔案管理水平和質(zhì)量。檔案資料保管是一項(xiàng)專業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砉ぷ?，需要通過(guò)不斷的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和技能培訓(xùn)提高企業(yè)檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化程度。
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企業(yè)文化管理方案篇4
關(guān)鍵詞：標(biāo)準(zhǔn)化 科學(xué)化 企業(yè)管理 檔案
一、傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式面臨的挑戰(zhàn)
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)多元化的今天，檔案作為重要的信息資源，對(duì)企業(yè)的發(fā)展越來(lái)越重要。企業(yè)檔案不但要記錄歷史，還要服務(wù)現(xiàn)實(shí)，企業(yè)檔案已出現(xiàn)數(shù)字化管理新模式。借助檔案管理系統(tǒng)提供檔案信息的網(wǎng)絡(luò)檢索或?yàn)g覽。當(dāng)前進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)的企業(yè)，企業(yè)檔案工作備受冷落，大多只是實(shí)現(xiàn)了簡(jiǎn)單的檔案信息目錄網(wǎng)上檢索，傳統(tǒng)檔案管理模式無(wú)法適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，遠(yuǎn)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正的檔案信息化，只有轉(zhuǎn)變觀念，改革傳統(tǒng)檔案管理模式，認(rèn)識(shí)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的必要性，才能使檔案管理工作走出困境，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。
企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)地位低下。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足，重視支持不夠： 許多國(guó)有企業(yè)的檔案機(jī)構(gòu)與人員被大幅裁減，檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施及工作人員的基本工作條件長(zhǎng)期得不到改善，檔案機(jī)構(gòu)往往成為被首先、重點(diǎn)清理的對(duì)象。檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，影響正常工作的開展，檔案人員的薪酬水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他部門工作人員，檔案機(jī)構(gòu)在企業(yè)組織體系中地位下降，嚴(yán)重挫傷了檔案人員的職業(yè)自豪感和工作積極性，致使大量管理人才的流失，而且也制約了企業(yè)檔案工作的開展。
企業(yè)檔案管理滯后于信息化發(fā)展。企業(yè)檔案管理滯后于信息化發(fā)展，許多企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)和人員面對(duì)新出現(xiàn)的電子文件，采取回避措施，傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式卻難以適應(yīng)信息化發(fā)展，固守傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式，導(dǎo)致電子文件、檔案沒(méi)有實(shí)施管理或管理不當(dāng)。
企業(yè)檔案信息缺乏系統(tǒng)管理。伴隨著大規(guī)模是企業(yè)重組和企業(yè)合并，由于一些檔案材料分散保管于各部門，零散地分布在機(jī)構(gòu)成員手中，無(wú)法相互借鑒，沒(méi)有一個(gè)機(jī)構(gòu)來(lái)集中統(tǒng)一的管理本業(yè)的檔案，由于產(chǎn)權(quán)關(guān)系不明確，導(dǎo)致工作效率低下，工作失誤增多。在有的企業(yè)中由于管理不嚴(yán)，導(dǎo)致檔案材料被盜，如果企業(yè)檔案部門不進(jìn)行根本性的變革，企業(yè)“記憶”面臨著丟失的危險(xiǎn)，就難以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求。
二、知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理
知識(shí)管理是一個(gè)新的概念和事物，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，知識(shí)管理研究也興起一股熱潮，知識(shí)管理的對(duì)象是知識(shí)，管理的目標(biāo)是運(yùn)用知識(shí)。知識(shí)管理是為了有效地提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，而綜合企業(yè)內(nèi)部和的各種信息、知識(shí)，并加以識(shí)別、收集、科學(xué)的加工和充分的運(yùn)用，并通過(guò)建立知識(shí)共享機(jī)制，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的增值；利用企業(yè)所蘊(yùn)含的集體智慧提高企業(yè)的應(yīng)變和創(chuàng)造能力。在知識(shí)管理經(jīng)營(yíng)管理模式下，增強(qiáng)企業(yè)組織對(duì)環(huán)境的適應(yīng)能力，企業(yè)的發(fā)展不再受到資金和自然資源的限制，知識(shí)資源對(duì)于當(dāng)今企業(yè)具有舉足輕重的作用，知識(shí)管理有了強(qiáng)大的生命力和廣闊的發(fā)展前途。知識(shí)管理思想的內(nèi)涵，可以概括為知識(shí)管理是對(duì)企業(yè)產(chǎn)生的知識(shí)進(jìn)行管理通過(guò)獲取、存儲(chǔ)、學(xué)習(xí)、傳播、共享，運(yùn)用這些知識(shí)服務(wù)于企業(yè)的各項(xiàng)管理工作才是知識(shí)管理的最終目的。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)中，知識(shí)管理將為企業(yè)創(chuàng)新增添動(dòng)力，要使每個(gè)員工都能接觸并有效地運(yùn)用企業(yè)的知識(shí)，實(shí)現(xiàn)將合適的知識(shí)在合適的時(shí)間給合適的人。可以隨時(shí)隨地地找到最需要的知識(shí)，企業(yè)經(jīng)主要依靠知識(shí)來(lái)贏得競(jìng)爭(zhēng)的優(yōu)勢(shì)，最終實(shí)現(xiàn)成本最小，而收益最大。
企業(yè)檔案在知識(shí)管理中的作用。企業(yè)檔案是企業(yè)活動(dòng)的忠實(shí)記錄，企業(yè)的隱性知識(shí)占據(jù)了企業(yè)知識(shí)資源的主體，企業(yè)檔案忠實(shí)的記載了企業(yè)員工在從事生產(chǎn)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程中的情況，隱性知識(shí)是企業(yè)知識(shí)資源的核心組成部分，而企業(yè)檔案就認(rèn)識(shí)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)，積累了大量的企業(yè)顯性知識(shí)；企業(yè)檔案有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識(shí)共享，知識(shí)共享是通過(guò)信息交流、傳遞實(shí)現(xiàn)的。有知識(shí)為人們所運(yùn)用，所掌握，知識(shí)才有價(jià)值。信息交流、傳遞的方式主要有兩種：語(yǔ)言和書面，書面交流是以文件、檔案等形式進(jìn)行知識(shí)的使用和交流。知識(shí)應(yīng)用范圍擴(kuò)大，價(jià)值實(shí)現(xiàn)也擴(kuò)大了企業(yè)檔案幫助保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)；企業(yè)檔案真實(shí)地記錄了企業(yè)進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新活動(dòng)的時(shí)候的過(guò)程、內(nèi)容、結(jié)果，是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)發(fā)展下的必然產(chǎn)物，是企業(yè)擁有某一知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律憑證。檔案的憑證作用可以有效地證明知識(shí)產(chǎn)權(quán)的所有者，當(dāng)發(fā)生知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，企業(yè)檔案可以有效地保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)。企業(yè)檔案可以提供尋找相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜业木€索，企業(yè)檔案為企業(yè)員工培訓(xùn)提供教材，當(dāng)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)龐大、員工人數(shù)眾多時(shí)，知識(shí)管理系統(tǒng)記錄了與企業(yè)相關(guān)的內(nèi)容，企業(yè)外部知識(shí)培訓(xùn)使企業(yè)員工能迅速融入本企業(yè)，學(xué)習(xí)并遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制；企業(yè)檔案反映企業(yè)文化，企業(yè)檔案形成和產(chǎn)生于企業(yè)家和企業(yè)員工各種企業(yè)活動(dòng)過(guò)程中，知識(shí)管理不僅是一項(xiàng)重要的管理活動(dòng)，更是一種管理理念，企業(yè)檔案不僅具備知識(shí)特征，還是企業(yè)一種重要的知識(shí)資源，已成為許多企業(yè)戰(zhàn)略行為和價(jià)值觀的一部分。
知識(shí)管理是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的方向，知識(shí)管理是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的要求，知識(shí)管理順應(yīng)了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的要求，知識(shí)管理的技術(shù)支撐是現(xiàn)代信息技術(shù)。在整個(gè)社會(huì)生產(chǎn)系統(tǒng)中，知識(shí)產(chǎn)品的生產(chǎn)居于主導(dǎo)地位，作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理模式，其對(duì)企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的意義有： 知識(shí)管理的根本目是實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值、提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，知識(shí)管理的出發(fā)點(diǎn)是知識(shí)是企業(yè)的戰(zhàn)略資源，知識(shí)管理的基本活動(dòng)是知識(shí)的積累組織、傳遞和應(yīng)用、創(chuàng)新。它可以促使人們重新認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案的價(jià)值，促使人們重新視定義企業(yè)檔案管理工作的目的，促使人們重新思考企業(yè)檔案管理的基本活動(dòng)，以促使人們重新考察企業(yè)檔案管理的技術(shù)方法。以知識(shí)管理思想指導(dǎo)企業(yè)檔案工作，企業(yè)檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作方式走出來(lái)，通過(guò)挖掘企業(yè)檔案的知識(shí)價(jià)值，采用先進(jìn)的信息技術(shù)，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。
知識(shí)管理對(duì)企業(yè)檔案管理的要求。知識(shí)管理要求拓展和完善企業(yè)檔案管理職能，強(qiáng)化對(duì)檔案知識(shí)的開發(fā)利用，實(shí)施檔案管理的智能化服務(wù)，應(yīng)將檔案管理看成是企業(yè)知識(shí)管理的重要組成部分，檔案人員從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識(shí)管理者、知識(shí)提供者及決策咨詢者；知識(shí)管理要求企業(yè)完善和優(yōu)化館藏，檔案工作者必須投身于電子文件的產(chǎn)生和控制過(guò)程中，完善和優(yōu)化館藏資源是檔案工作的基礎(chǔ)和重點(diǎn)，利用檔案館豐富的數(shù)字化資源，重要手段則是數(shù)字化檔案館的建設(shè)，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)與手段，文檔信息數(shù)字化工作是數(shù)字化檔案館建設(shè)的另一主要內(nèi)容；知識(shí)管理要求企業(yè)提高檔案管理技術(shù)，對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)，更依靠上數(shù)據(jù)，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用，檔案信息化離不開企業(yè)信息化，對(duì)檔案信息資源的深入開發(fā)，必須建立健全適應(yīng)信息化要求的電子文件形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，納入企業(yè)整體信息化建設(shè)之中；知識(shí)管理要求檔案知識(shí)實(shí)現(xiàn)智能化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)智能化服務(wù)，可以通過(guò)企業(yè)知識(shí)庫(kù)的構(gòu)建、知識(shí)導(dǎo)航的提供、知識(shí)的咨詢等手段來(lái)實(shí)現(xiàn)；知識(shí)管理要求檔案工作者提高素質(zhì)，知識(shí)管理要求作檔案工作者必須提高自身素質(zhì)，檔案知識(shí)管理的關(guān)鍵因素是人才，掌握現(xiàn)代企業(yè)管理知識(shí)，要具備一定的信息分析和處理能力，以此提高檔案的管理水平。
三、知識(shí)管理背景下構(gòu)建企業(yè)檔案管理模式
面對(duì)機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案工作只有主動(dòng)去適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、積極為知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的快速發(fā)展，發(fā)揮檔案工作在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代應(yīng)有的作用。檔案知識(shí)是典型的顯性知識(shí)，符合檔案知識(shí)管理的規(guī)律，因此企業(yè)檔案實(shí)施知識(shí)管理是自身的要求；企業(yè)檔案實(shí)施知識(shí)管理是現(xiàn)實(shí)的要求，通過(guò)大家參與達(dá)成共識(shí)的知識(shí)資源優(yōu)化處理，解決了過(guò)去“按檔案方法分類，不切實(shí)際”的問(wèn)題，避免了“知識(shí)類檔案”還按照信息類檔案進(jìn)行處理的錯(cuò)誤方式；企業(yè)檔案實(shí)施知識(shí)管理是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的要求，知識(shí)管理將以往的檔案知識(shí)規(guī)范化、統(tǒng)一化、創(chuàng)新化。
構(gòu)建檔案知識(shí)資源管理模式的目標(biāo)。管理的思想也在信息化的浪潮中發(fā)生了轉(zhuǎn)變，使檔案管理有了重大改觀。具體目標(biāo)是使檔案知識(shí)資源化、信息化，按信息管理方式分類保存，以供搜索和查詢，按知識(shí)資源結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理，即歸類沉淀，對(duì)將來(lái)的知識(shí)型文檔，設(shè)計(jì)、設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)模板；實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源支持領(lǐng)導(dǎo)決策，要充分了解分析領(lǐng)導(dǎo)或管理決策的事項(xiàng)及過(guò)程，設(shè)計(jì)、設(shè)立訂閱機(jī)制，委托專業(yè)人員或?qū)＜沂占R(shí)或信息資料；知識(shí)資源及時(shí)支持員工學(xué)習(xí)。構(gòu)建相應(yīng)分類的關(guān)聯(lián)知識(shí)資源庫(kù)，配備相關(guān)知識(shí)的文件類到關(guān)聯(lián)知識(shí)庫(kù)中，設(shè)立員工自學(xué)考試內(nèi)容；知識(shí)資源及時(shí)支持員工工作，要了解分析各項(xiàng)業(yè)務(wù)、事務(wù)工作，內(nèi)容及過(guò)程，按業(yè)務(wù)、事務(wù)過(guò)程環(huán)節(jié)及環(huán)節(jié)內(nèi)作業(yè)程序；知識(shí)資源管理制度化，用制度的形式確定知識(shí)資源管理的組織機(jī)構(gòu)。檔案知識(shí)資源管理依托網(wǎng)絡(luò)，用信息來(lái)實(shí)現(xiàn)，在應(yīng)用系統(tǒng)中對(duì)知識(shí)資源分層級(jí)設(shè)立安全訪問(wèn)權(quán)限。
檔案知識(shí)資源管理模式構(gòu)建方案包括檔案知識(shí)資源應(yīng)用功能系統(tǒng)、資源庫(kù)委托收集、整理系統(tǒng)、資源庫(kù)委托收集整理系統(tǒng)、知識(shí)資源庫(kù)管理系統(tǒng)。知識(shí)資源管理組織建設(shè)方案其組織結(jié)構(gòu)可以設(shè)計(jì)為知識(shí)資源管理團(tuán)隊(duì)和知識(shí)資源管理中心。建立檔案知識(shí)資源管理的制度體系，推進(jìn)和組織建設(shè)的要求。檔案知識(shí)資源管理方案實(shí)施步驟要開展進(jìn)行調(diào)查研究，它包括管理制度方面的調(diào)查研究、硬件方面的調(diào)查研究、技術(shù)方面的調(diào)查研究、人才方面的調(diào)查研究；制定實(shí)施目標(biāo)，明確實(shí)施要素，建立保障系統(tǒng)，實(shí)施要素是方案的主體部分，需要建立包括檔案知識(shí)資源管理體制。
企業(yè)實(shí)施檔案知識(shí)資源管理的條件。企業(yè)實(shí)施檔案知識(shí)資源管理的條件，一定的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的前提。技術(shù)是檔案知識(shí)資源管理順利進(jìn)行的保證，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)情況是關(guān)系著檔案知識(shí)管理信息能否在網(wǎng)絡(luò)上的關(guān)鍵。檔案知識(shí)資源管理是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，所以資金是否充足也是檔案知識(shí)管理能否順利進(jìn)行得關(guān)鍵因素，此人才問(wèn)題關(guān)系到檔案知識(shí)資源管理的成敗。
因此要轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新工作方法，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，統(tǒng)籌協(xié)作，共同促進(jìn)檔案知識(shí)資源管理的發(fā)展。
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企業(yè)文化管理方案篇5
[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案；管理；思考
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，大量新的投資主體和經(jīng)濟(jì)團(tuán)體應(yīng)運(yùn)而生，國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目不斷擴(kuò)大，企業(yè)檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)中的作用越來(lái)越大，日益受到大家的關(guān)注。作為企業(yè)管理有機(jī)組成的檔案工作，如何發(fā)揮自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)和功能，為企業(yè)排憂解難、贏得未來(lái)，是每一個(gè)檔案工作者應(yīng)當(dāng)深思的問(wèn)題。筆者結(jié)合企業(yè)檔案工作實(shí)際，就新時(shí)期檔案工作管理模式、管理理念及其管理手段等方面談點(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)。
一、強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，為企業(yè)決策提供服務(wù)
企業(yè)檔案工作是集服務(wù)性、科學(xué)性、管理性為一體的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它貫穿于企業(yè)各部門、各個(gè)層次。以文字、圖表、聲像、電子等諸多載體形式存在的企業(yè)各類檔案，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)的一筆無(wú)形資產(chǎn)，是企業(yè)重要的信息和動(dòng)力之源，也是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的歷史依據(jù)。它的開發(fā)利用及安全保密對(duì)企業(yè)興衰成敗有著不可估量的意義，對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)正確、迅速的決策及企業(yè)的生存發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。入世后的今天，中國(guó)向世界敞開胸懷，面對(duì)國(guó)內(nèi)市場(chǎng)國(guó)際化和全球經(jīng)濟(jì)一體化的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案工作者應(yīng)把開發(fā)利用檔案信息資源作為工作的重點(diǎn)。通過(guò)對(duì)檔案信息資料的整理、研究、發(fā)掘、提煉和精選，把那些具有深層開發(fā)價(jià)值的信息資料，及時(shí)提供給利用者(企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、管理者、科技人員)，使他們從檔案信息中獲得啟迪，拓寬發(fā)展企業(yè)的新思路，研制和開發(fā)新產(chǎn)品，發(fā)展新技術(shù)，從而使檔案死資料活起來(lái)，把檔案的信息資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，為推進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)發(fā)揮其獨(dú)特功能。要讓檔案信息走出檔案室的小天地，投入為企業(yè)參政、辦事、服務(wù)的大環(huán)境中，做到既和隸屬辦公部門的整體工作接軌，又和企業(yè)的中心工作、重點(diǎn)工作同步，為企業(yè)形成新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)服務(wù)。如開展檔案展覽，編寫并分發(fā)企業(yè)大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、歷年經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介、事故分析匯編等；又如，為黨代會(huì)、職代會(huì)等大型會(huì)議或各類慶典、重大禮儀活動(dòng)以及領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)辦公、視察工作提供攝影、攝像、接待等服務(wù)。這樣，不僅可以給檔案員一個(gè)在公眾面前展現(xiàn)良好形象的平臺(tái)，引起領(lǐng)導(dǎo)和各部門對(duì)檔案工作的重視和支持，而且可以收集到許多有用的第一手材料，形成一個(gè)從收集到利用的良性循環(huán)。這些工作都要求檔案工作者要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)、前瞻意識(shí)，圍繞企業(yè)在一定階段的發(fā)展目標(biāo)、市場(chǎng)開拓、人才選用等決策的熱點(diǎn)、難點(diǎn)等問(wèn)題，開展檔案信息開發(fā)利用工作。通過(guò)對(duì)重點(diǎn)檔案信息的采集、篩選、加工和編研，提供高質(zhì)量、智能型的檔案信息編研材料，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)正確、迅速?zèng)Q策提供咨詢和參考。
二、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)服務(wù)
眾所周知，企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)工作的伴生物，沒(méi)有它獨(dú)立的存在條件，因此，檔案工作在任何時(shí)候都難以成為企業(yè)第一緊要的工作。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)要追求經(jīng)濟(jì)效益，就檔案抓檔案的老一套方法已經(jīng)難以適應(yīng)新形勢(shì)的要求了。企業(yè)檔案工作要想朝著信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檢索智能化方向發(fā)展，必須搭乘企業(yè)中心工作、重點(diǎn)工作的“班車”。2002年，中央為了推動(dòng)企業(yè)管理信息化建設(shè)的健康發(fā)展，提高企業(yè)管理水平和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，提出了大力加強(qiáng)企業(yè)管理信息化建設(shè)的要求，并提出了具體的工作目標(biāo)。這一目標(biāo)的提出，為企業(yè)檔案管理實(shí)踐迎來(lái)了巨大的創(chuàng)新機(jī)遇和空間，構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)成為提高企業(yè)檔案管理水平的有效突破點(diǎn)，我們應(yīng)抓住這一契機(jī)，努力推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的開展。
首先，關(guān)注檔案工作在企業(yè)目標(biāo)管理工作中的作用，宣傳企業(yè)檔案的獨(dú)特作用。企業(yè)目標(biāo)管理具有集合量的特性，它是由內(nèi)部多個(gè)目標(biāo)構(gòu)成的體系，因此，注重提高管理整體績(jī)效，對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)極其重要。檔案信息在實(shí)施企業(yè)目標(biāo)管理中，不僅能起到參與、溝通和借鑒作用，而且還具有分析、對(duì)比、協(xié)調(diào)等諸多功能。充分利用和發(fā)揮檔案獨(dú)有的優(yōu)勢(shì)和作用，既能保證計(jì)劃目標(biāo)與具體操作方案及其實(shí)施效果的一致，還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)目標(biāo)的偏差，調(diào)整資源配置和行動(dòng)部署，把走偏的管理活動(dòng)導(dǎo)向正軌，從而達(dá)到提高管理整體績(jī)效的目的，促進(jìn)企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。依此類推，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案資源集約化、信息化，提供“一站式”服務(wù)的管理理念加以宣傳，以檔案在企業(yè)目標(biāo)管理工作中發(fā)揮的作用，同比檔案在企業(yè)信息化建設(shè)中的重要性，將檔案信息化工作漸漸引入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。有了領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持，企業(yè)檔案信息化建設(shè)步伐會(huì)邁得更快，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源數(shù)字化的集中管理與利用也指日可待。
其次，加強(qiáng)與文秘部門的緊密聯(lián)系。文秘工作是檔案工作的前提和基礎(chǔ)，從系統(tǒng)工程和全面質(zhì)量管理的角度看，只有保證文秘工作各環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量才能保證檔案質(zhì)量。當(dāng)前，文件的形成(外來(lái)文件的登記)、分發(fā)、歸檔以及分類、組卷、編目等一系列工作都納入了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。這樣，文書處理和檔案管理自然地成為一個(gè)連續(xù)的過(guò)程。我們知道，現(xiàn)代辦公環(huán)境下的OA系統(tǒng)和CAD計(jì)算機(jī)輔助繪圖技術(shù)的應(yīng)用，不僅使紙質(zhì)文件數(shù)量激增，也產(chǎn)生了大量的電子文件。電子文件及電子檔案無(wú)論是在系統(tǒng)中運(yùn)行，還是記錄在磁性或光盤等載體上，都是數(shù)字化的信息形態(tài)，極易遭受非法的增刪改，管理人員無(wú)法從直觀上判斷其真?zhèn)?。而且在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)，除文件內(nèi)容不允許更改外，許多技術(shù)處理工作，都可在文件形成時(shí)一并完成，而且文件一經(jīng)形成，就可以進(jìn)行相應(yīng)的主題分析及著錄標(biāo)引等工作。辦公自動(dòng)化使得文書處理工作與檔案工作的聯(lián)系更加緊密，難以區(qū)分。所以說(shuō)，文書處理工作質(zhì)量的好壞，直接影響檔案整理工作。因此，我們必須攜手文秘部門對(duì)電子文件的形成、收集積累、鑒定、整理、歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理、開發(fā)利用等，實(shí)行全過(guò)程管理，以確保電子文件至電子檔案管理工作的連續(xù)性。
再次，爭(zhēng)取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持，形成內(nèi)外互補(bǔ)的良性循環(huán)。如今，各種業(yè)務(wù)交流成為一種提高業(yè)務(wù)技能的重要形式，企業(yè)應(yīng)重視檔案業(yè)務(wù)交流工作，為檔案人員提供學(xué)習(xí)交流機(jī)會(huì)，為他們創(chuàng)造走出去引進(jìn)來(lái)的機(jī)會(huì)。2006年，筆者隨九江市檔案學(xué)會(huì)前往青島市檔案局學(xué)習(xí)，真是“不看不知道，一看嚇一跳”。青島市檔案館的建筑規(guī)模以及管理功能讓我們這些長(zhǎng)期在企業(yè)工作的檔案工作者大開眼界，使我們知道了什么是“檔案事業(yè)”，知道了檔案工作大有可為，極大地增強(qiáng)了責(zé)任感。因此，企業(yè)今后應(yīng)撥出一定經(jīng)費(fèi)，有計(jì)劃地安排檔案人員外出學(xué)習(xí)，擴(kuò)大學(xué)習(xí)交流范圍，加強(qiáng)與外企的交流，借鑒他人的檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，豐富和發(fā)展自我。另外，應(yīng)根據(jù)檔案信息化建設(shè)的需要，在堅(jiān)持文檔一體化原則的基礎(chǔ)上，把檔案信息化納入辦公自動(dòng)化的總體布局，把電子文件歸檔和電子檔案管理作為檔案信息化工作的重點(diǎn)，推進(jìn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)信息化建設(shè)同步進(jìn)行。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)一步提高檔案管理現(xiàn)代化水平，使國(guó)有企業(yè)之間、國(guó)有企業(yè)與外企之間的接觸更多、更便捷，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。轉(zhuǎn)三、提高素質(zhì)和增強(qiáng)應(yīng)變能力，改善服務(wù)質(zhì)量
檔案管理有特定的工作程序和科學(xué)的管理方式，有著自己的專業(yè)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。如果沒(méi)有相當(dāng)?shù)膶I(yè)素質(zhì)，就不可能勝任檔案工作。隨著加入WTO，特別是進(jìn)入“十一五”后，中外企業(yè)之間生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)接觸和往來(lái)交流活動(dòng)日益頻繁，企業(yè)檔案中其他語(yǔ)言文字材料的檔案急劇增加，企業(yè)各類專業(yè)技術(shù)檔案也與日俱增。筆者所在的單位是供電企業(yè)，經(jīng)常要進(jìn)口大量的大型設(shè)備，其中的說(shuō)明書等一些隨機(jī)文字材料都是外文。此外，隨著互聯(lián)網(wǎng)在企業(yè)管理和商務(wù)活動(dòng)中的廣泛應(yīng)用，城市電網(wǎng)建設(shè)的持續(xù)高速發(fā)展，電力建設(shè)項(xiàng)目文件不僅在數(shù)量上有了大量增加，在技術(shù)手段上也發(fā)生了很大變化，傳統(tǒng)辦公環(huán)境中的一些行之有效的辦法、措施受到了前所未有的挑戰(zhàn)和沖擊。被視為公司業(yè)務(wù)記錄和憑證的核心信息資源的文件和檔案，都成了難以掌控的數(shù)碼形式，企業(yè)檔案管理面臨的困惑和難題越來(lái)越多。
面對(duì)日新月異的變化，原有的檔案管理中存在的弊端也日益顯現(xiàn)，亟待建立行之有效的管理模式來(lái)監(jiān)管企業(yè)檔案。檔案管理要現(xiàn)代化，首先，人要現(xiàn)代化。法國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家讓·莫內(nèi)說(shuō)“現(xiàn)代化要先化人后化物”。筆者認(rèn)為：大型企業(yè)檔案部門應(yīng)建立復(fù)合型的人才結(jié)構(gòu)，通過(guò)對(duì)人員進(jìn)行優(yōu)化組合使之適應(yīng)新時(shí)期檔案工作，即以檔案專業(yè)人員為主，同時(shí)又有一定比例的計(jì)算機(jī)、文史知識(shí)、信息管理、經(jīng)營(yíng)管理等專業(yè)人員。中小型企業(yè)也應(yīng)配備能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要的檔案人員，要求檔案工作者具備現(xiàn)代化檔案管理所需要的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，具備合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)和熟練的管理技能。而現(xiàn)實(shí)狀況則是：企業(yè)檔案工作隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理，工程技術(shù)人員比例極低，檔案部門中的檔案專業(yè)人員不懂計(jì)算機(jī)知識(shí)，而計(jì)算機(jī)工作人員又不懂檔案管理工作；有些企業(yè)在檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)的要求下，雖然為檔案部門配置了電子計(jì)算機(jī)等設(shè)備，但是由于硬件落后，軟件通知性能差，尤其是缺乏適用軟件等原因，致使相當(dāng)數(shù)量的計(jì)算機(jī)未能充分發(fā)揮作用，甚至有的處于閑置狀態(tài)，導(dǎo)致了極大的資源浪費(fèi)，嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案工作的發(fā)展。由此可見，人是檔案工作的主體，提高企業(yè)檔案人員整體素質(zhì)，是檔案工作創(chuàng)新的先決條件。
在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，一些檔案工作者確實(shí)感到了“本領(lǐng)恐慌”，如果不抓緊學(xué)習(xí)，就必然會(huì)退步落伍，甚至為時(shí)代所淘汰。為了對(duì)新時(shí)期企業(yè)檔案實(shí)施有效管理，做好電子文件的收集、積累和整理歸檔工作，必須重新認(rèn)識(shí)所管理的對(duì)象，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，增強(qiáng)應(yīng)變能力。不僅要精通檔案專業(yè)知識(shí)，而且還要學(xué)會(huì)一、兩門外語(yǔ)，熟悉計(jì)算機(jī)操作和掌握各類專業(yè)知識(shí)，只有這樣，才能取得對(duì)檔案工作的主動(dòng)權(quán)和發(fā)言權(quán)，贏得領(lǐng)導(dǎo)信任。在加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新知識(shí)的基礎(chǔ)上，一方面要加強(qiáng)對(duì)那些不適應(yīng)新時(shí)期要求的工作進(jìn)行調(diào)查研究、認(rèn)真分析和科學(xué)預(yù)測(cè)，積極制定和采取相應(yīng)的措施；另一方面要針對(duì)那些棘手的難點(diǎn)問(wèn)題，比如依法治檔問(wèn)題、企業(yè)信息管理網(wǎng)絡(luò)和電子商務(wù)中形成的各種門類和載體文件的管理問(wèn)題等，積極開展研究探索，進(jìn)行攻關(guān)，為新時(shí)期企業(yè)檔案的管理工作進(jìn)一步發(fā)展，提供理論指導(dǎo)和實(shí)踐支持，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作新的跨越而努力。
根據(jù)企業(yè)檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀，要想一步到位地改善人員結(jié)構(gòu)，有一定的難度?？刹扇《喾N形式，分階段地加以解決?？梢越Y(jié)合企業(yè)績(jī)效考核制度，將人員分為不同的職業(yè)級(jí)別進(jìn)行定崗定編，對(duì)于不適應(yīng)工作的人員進(jìn)行離崗培訓(xùn)，直至能適應(yīng)崗位要求時(shí)再上崗。具體可分為三級(jí)，最低一級(jí)是輔助專業(yè)人員，承擔(dān)檔案管理中最基礎(chǔ)的工作，比如：分類、立卷、編目等。在其之上一級(jí)的是專業(yè)人員，他們主要負(fù)責(zé)制定歸檔計(jì)劃和指導(dǎo)監(jiān)督檔案工作程序，還應(yīng)參與情報(bào)管理與研究活動(dòng)，這一層次的人員，應(yīng)熟悉企業(yè)各項(xiàng)工作流程，根據(jù)工作進(jìn)展適時(shí)制定歸檔計(jì)劃并指導(dǎo)監(jiān)督歸檔工作。最高一級(jí)的專業(yè)人員則應(yīng)具有豐富的專業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)和較深的理論基礎(chǔ)知識(shí)，不僅能承擔(dān)指導(dǎo)與監(jiān)督檔案管理各環(huán)節(jié)的工作，并且能負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外交流，開發(fā)檔案信息資源工作。他們應(yīng)全面了解、掌握企業(yè)檔案信息，結(jié)合企業(yè)發(fā)展變化不斷對(duì)檔案信息進(jìn)行歸納總結(jié)及理論分析，根據(jù)企業(yè)利用需求制定檔案信息開發(fā)課題，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)業(yè)內(nèi)人員進(jìn)行檔案信息開發(fā)，讓“死”檔案“活”起來(lái)，為企業(yè)決策和生產(chǎn)建設(shè)提供有價(jià)值的信息。
四、樹立檔案保密新理念，為企業(yè)安全服務(wù)
隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)和服務(wù)社會(huì)化的拓展，維護(hù)檔案安全的難度越來(lái)越大、任務(wù)越來(lái)越重。唯物辯證法告訴我們：任何事物都有它的兩面性。在信息社會(huì)，由于電子檔案提供利用方法多樣化和所依賴技術(shù)多種化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜化。電子檔案在帶給我們比紙質(zhì)檔案的利用更方便、更快捷以及資源共享的同時(shí)，也因它的特性向我們提出了一系列的管理難題。如果不能有效解決這些難題，具有原始性、唯一性的核心信息資源的丟失和損毀，將給企業(yè)帶來(lái)難以估量的損失。反過(guò)來(lái)說(shuō)，如果我們?nèi)匀谎匾u“開放危險(xiǎn)”的傳統(tǒng)觀念來(lái)對(duì)待檔案利用工作，將大大制約檔案價(jià)值的發(fā)揮。隨著社會(huì)民主與法制的深入以及企業(yè)民主管理和企務(wù)公開的深化，企業(yè)員工乃至廣大群眾對(duì)企業(yè)檔案的利用需求不斷加大，而檔案的特殊性又決定了檔案不能簡(jiǎn)單地走入市場(chǎng)，企業(yè)檔案工作如何對(duì)待利用與保密的關(guān)系，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的新形勢(shì)，這是檔案工作面臨的一個(gè)較為棘手的問(wèn)題。
在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)和開放檔案資料的過(guò)程中，基于全方位對(duì)外開放和領(lǐng)域點(diǎn)多、線長(zhǎng)、面廣的特點(diǎn)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員，要繃緊保密這根弦。應(yīng)從對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)黨和國(guó)家事業(yè)負(fù)責(zé)的高度來(lái)認(rèn)識(shí)和做好檔案安全保密工作，從建立制度、制定標(biāo)準(zhǔn)、落實(shí)技術(shù)措施等方面入手，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行有效管理。對(duì)凝聚著企業(yè)集體智慧和心血的創(chuàng)造發(fā)明專利、科研成果、核心技術(shù)等無(wú)形資產(chǎn)的檔案，要切實(shí)做好保密和保護(hù)工作。要積極配合和協(xié)助企業(yè)的保密機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)電子文檔和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的管理，針對(duì)自然災(zāi)害、非法訪問(wèn)、非法操作、病毒侵害等現(xiàn)象，采取與系統(tǒng)安全和保密等級(jí)要求有關(guān)的防范對(duì)策。制訂網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證，數(shù)據(jù)安全保證，操作安全保證，身份識(shí)別方法等相應(yīng)規(guī)則或采取必要措施，為企業(yè)保安全、促發(fā)展有效服務(wù)。
此外，長(zhǎng)期以來(lái)，檔案由于重保管輕利用，忽視保密經(jīng)費(fèi)投入，不少企業(yè)檔案保密技術(shù)和裝備陳舊，落后于形勢(shì)發(fā)展需要，不適應(yīng)與國(guó)際接軌和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的要求，因此，加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理基礎(chǔ)設(shè)施勢(shì)在必行。企業(yè)要有計(jì)劃地逐年增加經(jīng)費(fèi)投入，配備確保檔案安全保管和科學(xué)保護(hù)的先進(jìn)設(shè)備，以及必要的實(shí)用技術(shù)，使檔案管理手段和方式適應(yīng)保密要求，滿足開發(fā)利用檔案信息資源工作的需要。要時(shí)刻把好每一個(gè)關(guān)口，消除每一個(gè)隱患，切實(shí)把保密工作要求落到實(shí)處。
企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的歷史見證，也是科技、文化、知識(shí)的積淀，它在企業(yè)管理中的作用是無(wú)可替代的?！笆晃濉睍r(shí)期，面對(duì)信息化時(shí)代帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案工作者必須跟上時(shí)代的節(jié)拍，在檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中，提高個(gè)人素質(zhì)，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使企業(yè)檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個(gè)人的努力與企業(yè)提供的檔案資源形成合力，不斷提高企業(yè)檔案管理工作的含金量，使企業(yè)檔案的內(nèi)在價(jià)值最大化。
參考文獻(xiàn)：
企業(yè)文化管理方案篇6
關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化檔案管理 創(chuàng)新 作用 方法
中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）04（b）-0229-01
現(xiàn)代社會(huì)各種經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和知識(shí)都在不斷的創(chuàng)新與發(fā)展，可以說(shuō)是現(xiàn)代社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展都是源于改革和創(chuàng)新。近些年來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代化科學(xué)都在不斷的進(jìn)步與發(fā)展，企業(yè)為了適應(yīng)這些創(chuàng)新和發(fā)展，為了在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的市場(chǎng)占據(jù)有利的位置，就要不斷加強(qiáng)企業(yè)的各種管理工作的建設(shè)和企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的控制，企業(yè)的檔案管理工作就是其中一種。為了加快企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，加強(qiáng)企業(yè)員工的工作效率和工作能力，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)就要不斷引進(jìn)各種先進(jìn)的、有效的管理方法和系統(tǒng)，企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)，是企業(yè)各種活動(dòng)傳遞的有力媒介，因此，我們也要加強(qiáng)企業(yè)的現(xiàn)代化檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，提高企業(yè)的檔案管理水平和能力，提升企業(yè)各種活動(dòng)的管理水平和質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和進(jìn)步。
1 現(xiàn)代化檔案管理工作創(chuàng)新的作用和意義
在現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中，我們生活中的方方面面都離不開創(chuàng)新與發(fā)展，企業(yè)的現(xiàn)代化檔案管理工作也不例外。
首先，根據(jù)時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，我們要想企業(yè)能夠不落后于其他競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、不落后于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大環(huán)境，就必須要客觀地面對(duì)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的各種變化和企業(yè)內(nèi)部制度的各種改革創(chuàng)新，檔案管理工作作為企業(yè)內(nèi)部重要的管理工作之一，也要跟隨時(shí)代的潮流不斷創(chuàng)新，不斷進(jìn)步。也就是說(shuō)企業(yè)的檔案管理工作的創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的必然要求。
其次，國(guó)家的歷史和現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展告訴我們，一成不變只能帶來(lái)社會(huì)和國(guó)家的落后，要想國(guó)家和企業(yè)能夠繁榮富強(qiáng)，就要學(xué)會(huì)變。所謂變則通，通則達(dá)，就告訴了我們創(chuàng)新是發(fā)展的動(dòng)力和源泉，因此，企業(yè)檔案管理部門的發(fā)展也依賴于企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新，通過(guò)對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新，能夠給企業(yè)的內(nèi)部管理和企業(yè)帶來(lái)發(fā)展的動(dòng)力和生機(jī)，使得企業(yè)能夠蓬勃生長(zhǎng)。
最后，檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，說(shuō)明了其社會(huì)功能的改進(jìn)和提高，檔案管理工作水平的提高，也增加了人們對(duì)于社會(huì)各種資料和資源的開發(fā)和利用，大大節(jié)省了各種不可再生的資源、人力和財(cái)力，也大大方便了檔案管理工作人員的工作，加快了企業(yè)處理檔案信息的工作效率，提高了企業(yè)檔案管理能力和質(zhì)量。
2 現(xiàn)代化檔案管理工作存在的問(wèn)題
所謂的檔案管理工作就是指對(duì)各種工作單位中的信息和檔案的處理及管理，包括對(duì)檔案質(zhì)量的錄入、辨別、收集、管理及保存等工作。我們目前檔案管理最常見的就是人事檔案的管理、單位數(shù)據(jù)信息的檔案管理以及一些歷史文件資料的管理?？v觀我國(guó)現(xiàn)在各種事業(yè)單位的檔案管理工作，我們發(fā)現(xiàn)了一些普遍問(wèn)題。
2.1 檔案管理記錄不全
我們發(fā)現(xiàn)很多事業(yè)單位的檔案管理人員對(duì)于一些檔案信息的記錄不重視，對(duì)于檔案信息的記錄也不仔細(xì)，也由于檔案記錄工作缺乏一定的監(jiān)督機(jī)制，使得檔案記錄工作人員對(duì)于信息的錄入和收集表現(xiàn)出來(lái)很明顯的懈怠，就會(huì)導(dǎo)致很多信息錄入不全，項(xiàng)目資料不完整，而那些疏忽的資料和信息有可能會(huì)導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)對(duì)一個(gè)項(xiàng)目的分析不準(zhǔn)，了解不到位，進(jìn)而影響公司的項(xiàng)目決策。
2.2 檔案管理人員缺乏專業(yè)性
很多企業(yè)的檔案管理人員的工作能力和專業(yè)水平表現(xiàn)出現(xiàn)很大的差別，一些專業(yè)水平高的檔案管理人員的企業(yè)和單位的檔案更清晰明了，各種信息收集也很齊全，公司的信息管理水平也比其他檔案管理人員水平低的企業(yè)要高很多。這就說(shuō)明很多企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)不到位，檔案管理人員的培訓(xùn)工作沒(méi)做好，導(dǎo)致企業(yè)整個(gè)檔案管理綜合能力低下。
2.3 檔案管理體系雜亂
有些企業(yè)的一些檔案管理工作分配不合理，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)漏記、重記的現(xiàn)象，或者出現(xiàn)公司員工的各種檔案沒(méi)有及時(shí)更新、收集，這都說(shuō)明企業(yè)的檔案管理體系的不健全，使得企業(yè)的檔案管理工作人員對(duì)自己任內(nèi)的工作沒(méi)有認(rèn)識(shí)清楚，浪費(fèi)了企業(yè)的資源，同時(shí)也降低了企業(yè)的工作水平和能力。
3 現(xiàn)代化檔案管理工作創(chuàng)新的方法和措施
針對(duì)上文提出的現(xiàn)代檔案管理問(wèn)題，下面提出一些方法和措施來(lái)改進(jìn)并創(chuàng)新企業(yè)的檔案管理。
3.1 檔案管理思想的創(chuàng)新
我們要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理意識(shí)和管理思想的創(chuàng)新。我們要建立一個(gè)現(xiàn)代化和信息化的檔案管理思想，改變企業(yè)檔案管理工作的輕忽狀態(tài)，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新意識(shí)的建設(shè)，注重培養(yǎng)企業(yè)檔案管理人員的工作意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，使得檔案信息的使用效益和經(jīng)濟(jì)效益得到提高與發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。
3.2 檔案管理方式的創(chuàng)新
由于現(xiàn)在企業(yè)的檔案資料和信息的繁多和信息更新的迅速，使得檔案資料管理難度加大，這就要求我們要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，提高企業(yè)檔案管理水平和質(zhì)量，因此我們要不斷對(duì)企業(yè)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，在企業(yè)有限的資源下，不斷的優(yōu)化檔案信息的錄入、收集和管理方式，同時(shí)也要加強(qiáng)企業(yè)現(xiàn)代化設(shè)備和檔案管理軟件的更新。
3.3 檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)和創(chuàng)新
企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新就是企業(yè)檔案管理人才的創(chuàng)新，因此企業(yè)就要不斷的吸收創(chuàng)新型的優(yōu)秀檔案管理人才，同時(shí)要對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的普及和培訓(xùn)，推動(dòng)企業(yè)優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)的培養(yǎng)與建設(shè)，促使企業(yè)檔案管理水平的提高和發(fā)展，進(jìn)而提高企業(yè)的檔案管理質(zhì)量和企業(yè)的發(fā)展規(guī)模。
綜上所述，我們可以看出現(xiàn)代化檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步有著重要的作用和意義，因此我們要不斷加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，以提高企業(yè)的檔案管理能力，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。
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企業(yè)文化管理方案篇7
[關(guān)鍵詞] 企業(yè)檔案；資源共享；策略
[作者簡(jiǎn)介] 秦美峰，東營(yíng)職業(yè)學(xué)院辦公室檔案館員，碩士，研究方向：檔案學(xué)研究，山東 東營(yíng)，257091
[中圖分類號(hào)] G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1007-7723（2013）04-0038-0003
信息時(shí)代，企業(yè)檔案作為企業(yè)的重要財(cái)富和資源，只有得到恰當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)變，才能得到有效的利用，而這個(gè)有效的轉(zhuǎn)變渠道就是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源共享。所謂企業(yè)檔案信息資源共享，就是企業(yè)構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代信息技術(shù)，把檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上資源共享，促進(jìn)企業(yè)更好地利用檔案信息。
一、企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)信息資源共享的現(xiàn)實(shí)困境
企業(yè)要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，就必須大力收集和開發(fā)檔案信息資源，利用檔案信息服務(wù)企業(yè)各項(xiàng)工作，使企業(yè)檔案資源價(jià)值發(fā)揮最大化。但當(dāng)下要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享還存在很多現(xiàn)實(shí)困境，主要表現(xiàn)如下：
（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視制約了檔案資源共享
企業(yè)檔案能為企業(yè)提供信息，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。但是大多的企業(yè)并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的重要作用，仍然重管輕用，更別說(shuō)信息資源的開發(fā)和共享了。特別是很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淺薄，觀念落后，重視程度不夠，管理不科學(xué)，根本沒(méi)有檔案信息化建設(shè)的意識(shí)，造成設(shè)備落后、管理松散、檔案利用率低下，嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案資源的開發(fā)和共享。
（二）企業(yè)檔案無(wú)法提供有效的服務(wù)
其一，企業(yè)檔案中大多都是文書檔案，其他檔案如影像、科技等類型檔案較少，真正能適合企業(yè)需求和能輔助決策的檔案信息偏少。并且這類企業(yè)檔案沒(méi)有代表性和針對(duì)性，不利于體現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)文化特色和良好形象。因此，檔案信息資源很難為企業(yè)提供直接有效的服務(wù)。其二，很多企業(yè)對(duì)檔案編研缺乏正確認(rèn)識(shí)，或從不重視企業(yè)檔案編研，一些有價(jià)值的檔案資源沒(méi)有得到及時(shí)有效地開發(fā)，從而嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案資源共享的進(jìn)程。其三，隨著歷史的發(fā)展，企業(yè)的創(chuàng)建歷盡千辛萬(wàn)苦，其檔案的形成也不是一蹴而就，案卷質(zhì)量也會(huì)存在一些問(wèn)題，這也會(huì)不同程度地影響檔案資源的共享。因此，貧瘠的企業(yè)檔案信息資源，不但無(wú)法為企業(yè)提供有效的信息服務(wù)，而且還會(huì)對(duì)企業(yè)檔案信息資源共享產(chǎn)生不同程度的影響。
（三）傳統(tǒng)手工管理模式無(wú)法適應(yīng)資源共享需求
當(dāng)前很多企業(yè)仍然延用傳統(tǒng)的檔案管理模式，采用紙簿式手工記錄方式來(lái)登記管理檔案，保存檔案運(yùn)用柜架式保存方式，這樣的傳統(tǒng)管理方式既不利于查閱利用，又浪費(fèi)庫(kù)房空間。只為保管而保管，存在盲目性，缺乏統(tǒng)一目標(biāo)。這種方式不僅無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享，職工的檔案意識(shí)也難以調(diào)動(dòng)。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源共享就必須進(jìn)行企業(yè)檔案信息化建設(shè)，借助于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，構(gòu)建企業(yè)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案整個(gè)生命周期的全程管理現(xiàn)代化，服務(wù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。
（四）高素質(zhì)人才缺乏阻礙了檔案價(jià)值的發(fā)揮
多數(shù)企業(yè)都不太重視檔案管理工作，更不會(huì)配備高素質(zhì)檔案管理人員，檔案管理人員專業(yè)程度不夠，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案資源價(jià)值的體現(xiàn)。企業(yè)檔案的利用開發(fā)及價(jià)值的實(shí)現(xiàn)離不開檔案工作者，檔案工作者是實(shí)現(xiàn)資源價(jià)值的關(guān)鍵，然而多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者缺乏檔案意識(shí)，沒(méi)有賦予檔案館應(yīng)用的主動(dòng)權(quán)，造成檔案館被動(dòng)管理。另外，大多企業(yè)都以效益和職位高低作為薪水發(fā)放的標(biāo)準(zhǔn)，而檔案管理又不能直接創(chuàng)造效益，以至于企業(yè)檔案管理者收入極低，一直難以受到重視。因此，那些責(zé)任心強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)水平高的高素質(zhì)檔案管理人員往往會(huì)另謀高就，從而造成高素質(zhì)企業(yè)檔案管理人才缺乏，阻礙了檔案資源價(jià)值的發(fā)揮和信息共享。
二、現(xiàn)代企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的必要性
（一）共享助推企業(yè)信息化的實(shí)現(xiàn)
信息時(shí)代，各企業(yè)都面臨著檔案信息化建設(shè)的挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)和管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)再現(xiàn)，很多信息都具有重要的決策參考價(jià)值，要得到有效的利用，就要數(shù)字化信息，再提供給企業(yè)用戶，這個(gè)過(guò)程就是企業(yè)檔案資源共享的過(guò)程。企業(yè)能否在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中永立不敗之地與其信息化程度有著密切關(guān)系。因此，企業(yè)應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)加快企業(yè)檔案信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)資源共享，使企業(yè)檔案資源價(jià)值得到充分體現(xiàn)和發(fā)揮，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。可見，企業(yè)資源共享與企業(yè)信息化密切相關(guān)，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化的助推器，資源共享的實(shí)現(xiàn)能加快企業(yè)信息化建設(shè)的步伐。
（二）共享是企業(yè)檔案自身發(fā)展的需要
企業(yè)檔案管理并非只為收集和保管，這只是最基本的工作，更重要的是為了深層開發(fā)資源和共享利用資源。只有盡最大限度地共享資源，檔案信息得到充分利用，才能為社會(huì)和企業(yè)創(chuàng)造更多的財(cái)富。信息時(shí)代，要實(shí)現(xiàn)資源共享，企業(yè)應(yīng)大膽改革，傳統(tǒng)手工檔案管理方式既費(fèi)時(shí)費(fèi)力，又無(wú)法滿足用戶對(duì)信息的多樣化需求。企業(yè)應(yīng)開拓創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化，信息服務(wù)多樣化，檢索利用便捷化，盡可能地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源高度共享。
（三）共享促進(jìn)企業(yè)文化的建設(shè)
企業(yè)文化是一個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理理念和形象的象征，它與企業(yè)檔案是緊密相聯(lián)密不可分的。企業(yè)只要發(fā)展其文化就不斷形成，企業(yè)文化積累到一定程度就會(huì)形成企業(yè)檔案，因此，企業(yè)文化來(lái)源于企業(yè)檔案，又高于企業(yè)檔案；企業(yè)文化可以參考企業(yè)檔案進(jìn)行建設(shè)，把企業(yè)檔案作為重要的建設(shè)依據(jù)，企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是企業(yè)歷史的真實(shí)再現(xiàn)，承載著豐碩的歷史文化，通過(guò)企業(yè)檔案，員工可以受到企業(yè)歷史文化的熏陶教育，形成促進(jìn)企業(yè)發(fā)展強(qiáng)有力的凝聚力。因此，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，不僅能營(yíng)造積極健康的企業(yè)文化，還能促進(jìn)企業(yè)文化的建設(shè)。
三、信息時(shí)代現(xiàn)代企業(yè)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享的策略
（一）更新觀念，提升企業(yè)全員檔案意識(shí)
要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)上下就必須更新觀念，提高檔案意識(shí)，重視檔案利用和開發(fā)，服務(wù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展，體現(xiàn)檔案價(jià)值。其一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)首先要認(rèn)識(shí)到檔案工作是企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要工作，企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)反映，是企業(yè)形象的良好體現(xiàn)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要有極強(qiáng)的檔案意識(shí)，才能制定得力的建檔措施，這是實(shí)現(xiàn)資源共享的基礎(chǔ)。同時(shí)，企業(yè)檔案工作要與企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展齊頭并進(jìn)，重視企業(yè)檔案在企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要作用和地位，還要賦予檔案館更多的職權(quán)和主動(dòng)權(quán)，方便檔案開發(fā)和工作的開展，促進(jìn)資源共享的實(shí)現(xiàn)。另外，提升企業(yè)全員檔案意識(shí)，防止企業(yè)檔案館被兼并或撤銷，一切為檔案工作讓路，以便檔案管理人員傾心于檔案開發(fā)，加快資源共享的實(shí)現(xiàn)。
（二）加大資金投入，提升企業(yè)檔案質(zhì)量
要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，其中一個(gè)重要因素就是加大投入，提供檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施。只有擁有先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)備，再應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，檔案的檢索利用服務(wù)才會(huì)便捷，利用率才會(huì)高。同時(shí)，要加大資源開發(fā)力度，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，豐富檔案館藏。廣開思路，多方收集聲像檔案和科技檔案，加大收藏比例，滿足企業(yè)的多樣化需求。另外，為了使檔案信息為企業(yè)提供更好的服務(wù)，必須提升企業(yè)檔案質(zhì)量。企業(yè)檔案編研便是能提升企業(yè)檔案質(zhì)量的一項(xiàng)重要途徑，不僅能編研出有針對(duì)性的優(yōu)秀成果，還能提供準(zhǔn)確的信息輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。故企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案編研工作，檔案編研只有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，企業(yè)才會(huì)投入足夠的資金，才能確保這項(xiàng)周期長(zhǎng)收效慢的工作得到有力的保證；同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)才會(huì)配備檔案知識(shí)水平高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、具有創(chuàng)新意識(shí)的高素質(zhì)的人才從事編研工作，從而提升企業(yè)檔案質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)檔案信息資源的共享。
（三）構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新模式，加快信息資源共享
信息時(shí)代市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)更加激烈，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)對(duì)信息的需求，企業(yè)必須改革創(chuàng)新，構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新模式來(lái)適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展。新模式的構(gòu)建要以投少產(chǎn)多為原則，因此，現(xiàn)代企業(yè)要構(gòu)建新模式就要拓展信息共享范圍，加強(qiáng)與其他部門的溝通交流，實(shí)現(xiàn)信息共享。這樣既能減少重復(fù)性勞動(dòng)，又能增強(qiáng)企業(yè)全員的檔案意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的全過(guò)程自動(dòng)化管理，新模式要重視現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，依托現(xiàn)代信息技術(shù)這個(gè)先進(jìn)條件，架構(gòu)企業(yè)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)和檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)手動(dòng)管理方式，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案收集、整理、檢索、利用和鑒定等工作的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理，促進(jìn)信息資源開發(fā)和共享。另外，檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立改變了檔案整理與鑒定工作的方式，為檔案的整理、鑒定等工作提供了便利條件，建立現(xiàn)代化檔案信息網(wǎng)絡(luò)成為開發(fā)檔案信息資源的有效途徑。所以，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新模式的構(gòu)建，不僅順應(yīng)了現(xiàn)代企業(yè)對(duì)信息資源的需求，還加快了企業(yè)檔案信息資源的共享。
（四）與時(shí)俱進(jìn)，提高專業(yè)素質(zhì)
企業(yè)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬是實(shí)現(xiàn)資源共享的一個(gè)關(guān)鍵因素。企業(yè)檔案管理的好壞，不僅要看管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，還要看其管理能力，這是從事檔案管理基本的標(biāo)準(zhǔn)。要干好企業(yè)檔案管理，管理員必須要有寬廣的視野，既要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，又要時(shí)刻關(guān)注企業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)和企業(yè)項(xiàng)目的進(jìn)展現(xiàn)狀；要更新觀念，不能只為保管而保管，要積極開發(fā)和利用檔案資源，實(shí)現(xiàn)資源共享，提供有價(jià)值的信息服務(wù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和領(lǐng)導(dǎo)決策，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。企業(yè)檔案管理者要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代步伐，適應(yīng)企業(yè)需求，加大資源收集力度，主動(dòng)隨時(shí)積累和及時(shí)挖掘信息資源，積極提供有價(jià)值的各類信息，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，使企業(yè)永立不敗之地。
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企業(yè)文化管理方案篇8
一、對(duì)企業(yè)文化建設(shè)與企業(yè)檔案的認(rèn)識(shí)和理解
企業(yè)文化是企業(yè)和企業(yè)職工在我國(guó)改革開放不斷深入的歷史環(huán)境中，在經(jīng)濟(jì)與文化一體化發(fā)展的驅(qū)動(dòng)下，在決策、生產(chǎn)、管理、經(jīng)營(yíng)、銷售等活動(dòng)中逐漸探索和逐步形成的為全體職工普遍接受和共同遵循的價(jià)值觀念、思維方式、理想信念、行為準(zhǔn)則和道德規(guī)范等。企業(yè)文化的內(nèi)容主要包括：企業(yè)的價(jià)值觀和道德觀；企業(yè)精神；企業(yè)形象。企業(yè)的價(jià)值觀和道德觀是企業(yè)文化的基石，決定企業(yè)追求的方向和目標(biāo)；企業(yè)精神是企業(yè)文化的本質(zhì)特征和核心組成，決定企業(yè)發(fā)展的成效；企業(yè)形象是企業(yè)文化的綜合反映和外在表現(xiàn)，決定企業(yè)發(fā)展的空間?？傊?，企業(yè)文化決定著企業(yè)在社會(huì)中生存和發(fā)展的價(jià)值和意義，增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，是企業(yè)無(wú)形但又決定生命力的資產(chǎn)。企業(yè)文化建設(shè)的內(nèi)容包括外部文化建設(shè)和內(nèi)部文化建設(shè)，外部文化建設(shè)是企業(yè)為樹立自身形象，提高社會(huì)知名度，促進(jìn)營(yíng)銷開展的各種活動(dòng)。企業(yè)職工是企業(yè)的核心生產(chǎn)力，企業(yè)人事檔案與企業(yè)職工的生活密切相關(guān)，是保障和維護(hù)職工社保、醫(yī)保、住房等社會(huì)保障的有效依據(jù)，做好企業(yè)人事檔案工作，有利于增強(qiáng)企業(yè)職工的主人意識(shí)，提升企業(yè)職工的責(zé)任感和使命感。因此，企業(yè)文化建設(shè)是企業(yè)的基本建設(shè)，是企業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要戰(zhàn)略性措施。
企業(yè)檔案是企業(yè)在各種實(shí)踐活動(dòng)中形成的以文字、圖表、照片、影音等載體形式記錄和保存的全部信息資源的總和，其主要內(nèi)容包括決策規(guī)劃、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)管理、營(yíng)銷、人力資源管理、行政管理等方方面面的信息。它反映企業(yè)發(fā)展歷程，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要資源，是企業(yè)歷史的積存。檔案學(xué)理論闡述了檔案是一種文化，企業(yè)檔案作為檔案的一個(gè)分支，同樣具有豐富的文化內(nèi)涵，因此說(shuō)，企業(yè)檔案是企業(yè)文化的組成部分，作為企業(yè)重要的信息資源，檔案對(duì)企業(yè)文化建設(shè)起著后盾和保障的作用。
二、企業(yè)檔案和企業(yè)文化的關(guān)系
企業(yè)檔案和企業(yè)文化在某種層面具有相同的作用，即對(duì)于企業(yè)生存與發(fā)展的保障和推動(dòng)作用。企業(yè)檔案以具體的物質(zhì)形態(tài)存在，企業(yè)文化以外在的精神昭示，二者之間有著一種內(nèi)在的必然聯(lián)系。
1.企業(yè)檔案具有企業(yè)文化因素
檔案是人類文化的原始記錄，富含歷史文化知識(shí)，是人類文明進(jìn)步的階梯。企業(yè)檔案作為檔案的一個(gè)門類，同樣具有這種文化性質(zhì)。管理也是一種文化，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)也是一種管理文化。企業(yè)檔案的文化因素從以下三個(gè)基本大類中可以反映出來(lái)：企業(yè)的規(guī)劃?rùn)n案是明確企業(yè)發(fā)展目標(biāo)的決策性信息，是企業(yè)價(jià)值觀的展現(xiàn)；企業(yè)的黨群工作檔案包括思想政治工作和精神文明建設(shè)信息，是培育企業(yè)精神最基本的文化素材；企業(yè)產(chǎn)品銷售檔案中的名牌產(chǎn)品檔案是良好企業(yè)形象見證。企業(yè)經(jīng)營(yíng)者越來(lái)越重視企業(yè)形象，以文化宣傳的方式推出自己的產(chǎn)品，打造名牌效應(yīng)，贏得社會(huì)認(rèn)知，增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。例如，“可口可樂(lè)”的美國(guó)文化，“?！钡母Ｎ幕?、“阿迪達(dá)斯”的運(yùn)動(dòng)文化等，都從某個(gè)側(cè)面體現(xiàn)了企業(yè)檔案的文化內(nèi)涵。從這種意義上來(lái)說(shuō)，企業(yè)銷售者銷售的不僅是產(chǎn)品，更是企業(yè)文化，所以說(shuō)，企業(yè)文化與企業(yè)檔案是一脈相承的。
2.企業(yè)文化建設(shè)依托企業(yè)檔案
企業(yè)文化建設(shè)的實(shí)踐驗(yàn)證，企業(yè)文化是支配一切管理活動(dòng)的靈魂，它的概念雖然興起于近年，但企業(yè)早已有文化內(nèi)容融入。善經(jīng)營(yíng)、重質(zhì)量、講信譽(yù)、重商德，經(jīng)過(guò)由史以來(lái)的文化積淀，已經(jīng)形成了獨(dú)具特色和魅力的文化精神財(cái)富。企業(yè)檔案的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是對(duì)企業(yè)文化思想的真實(shí)記錄，是企業(yè)產(chǎn)生與發(fā)展的歷史長(zhǎng)卷。在現(xiàn)代企業(yè)文化建設(shè)的過(guò)程中，我們不但要積累新的檔案資料，更要挖掘積淀在歷史檔案中的文化瑰寶?！罢\(chéng)信為本，義利兼顧，童叟無(wú)欺、和氣生財(cái)”是我國(guó)傳統(tǒng)優(yōu)秀的企業(yè)經(jīng)營(yíng)文化。一個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)家，不僅要精通專業(yè)技術(shù)和企業(yè)管理，也要精通民族的優(yōu)秀傳統(tǒng)文化，注重企業(yè)的文化思想的繼承和發(fā)揚(yáng)。江西贛南卷煙廠就是在優(yōu)秀傳統(tǒng)企業(yè)文化的基礎(chǔ)上，精煉出“一絲一支、精益求精、品牌卓越、顧客滿意”的質(zhì)量方針和“生產(chǎn)圍著銷售轉(zhuǎn)、銷售圍著市場(chǎng)轉(zhuǎn)、一切圍著質(zhì)量轉(zhuǎn)”，“讓經(jīng)營(yíng)戶得利，讓消費(fèi)者得實(shí)惠”的經(jīng)營(yíng)思想等現(xiàn)代企業(yè)特有的經(jīng)營(yíng)文化。企業(yè)的發(fā)展需要借鑒歷史的文化思想，企業(yè)檔案是企業(yè)文化思想的寶庫(kù)，因此說(shuō)，企業(yè)文化建設(shè)依托企業(yè)檔案。
三、企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的重要作用
1.企業(yè)檔案可作為企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒和參考
企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)發(fā)展整個(gè)歷史過(guò)程。企業(yè)文化建設(shè)必須立足于本企業(yè)的歷史和現(xiàn)狀，企業(yè)自身的特色不可能脫離企業(yè)的歷史發(fā)展。企業(yè)檔案可以深刻理解本企業(yè)特點(diǎn)及歷史發(fā)展的規(guī)律，對(duì)企業(yè)文化建設(shè)也有一種連續(xù)性和繼承性。企業(yè)檔案同樣記載了企業(yè)文化建設(shè)的歷史發(fā)展，為當(dāng)今企業(yè)文化建設(shè)提供經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，具有較大的歷史借鑒作用。
2.企業(yè)檔案是某些企業(yè)文化建設(shè)的直接依據(jù)
一部分企業(yè)文化建設(shè)并不直接依據(jù)企業(yè)檔案，如企業(yè)參與社會(huì)公益事業(yè)、進(jìn)行與企業(yè)產(chǎn)品無(wú)直接關(guān)系的文化活動(dòng)等。這些企業(yè)文化建設(shè)常常是企業(yè)根據(jù)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)環(huán)境的不同而靈活采用的。但有一部分企業(yè)文化建設(shè)與企業(yè)檔案有著直接的密不可分的聯(lián)系。如反映企業(yè)發(fā)展精神的《企業(yè)發(fā)展史》，宣傳企業(yè)勞動(dòng)價(jià)值觀的《勞模事跡匯編》等，離開企業(yè)檔案是無(wú)法編寫的。企業(yè)檔案記載了企業(yè)發(fā)展的歷史，為企業(yè)文化建設(shè)提供各種歷史線索，可作為某些企業(yè)文化建設(shè)的直接依據(jù)。從這種意義上說(shuō)，企業(yè)檔案管理是企業(yè)文化基礎(chǔ)建設(shè)的重要內(nèi)容之一。
3.企業(yè)檔案管理本身就是企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分
企業(yè)檔案具有科學(xué)文化屬性，因而企業(yè)檔案建設(shè)就是一種企業(yè)科學(xué)文化建設(shè)。企業(yè)檔案記載了企業(yè)科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展，這是企業(yè)一代又一代職工勞動(dòng)的結(jié)晶；企業(yè)檔案中包含了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，是企業(yè)勞動(dòng)者不可多得的寶貴精神財(cái)富；企業(yè)檔案敘述了企業(yè)發(fā)展的艱辛歷程及幾代勞動(dòng)者的創(chuàng)業(yè)事跡，從而匯成一種企業(yè)精神，是當(dāng)今企業(yè)發(fā)展的精神動(dòng)力。企業(yè)檔案管理是維護(hù)企業(yè)歷史面貌的一項(xiàng)重要事業(yè)，只有管理好企業(yè)檔案，才能為企業(yè)留下一份文化遺產(chǎn)，企業(yè)文化建設(shè)和發(fā)展才能源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。
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